Het ontstaan van Past Performance

jan-kappert-2 De Past Performance-systematiek is ontstaan vanuit een initiatief van Noord-Hollandse gemeenten vanuit de behoefte naar een betere samenwerking met de markt. Vanuit ingenieursbureau Haarlem was ik betrokken bij de ontwikkeling van de huidige Past Performance systematiek. Vanaf 2014 is het beheer ervan in handen van kennisplatform CROW.

De situatie vóór Past Performance: stapels rechtszaken

In 2010 werd ik interim hoofd van het Ingenieursbureau in Haarlem. Mijn voorganger wees mij tijdens de overdracht op grote stapels papier. “En dat zijn de rechtszaken”, zei hij enigszins somber. “Tja, die aanbestedingswet en gunnen op laagste prijs is niet altijd een goede oplossing, dat zie je.” Daar moest ik eerlijk gezegd wel even op kauwen. Is dat echt wat ik wilde gaan doen de komende tijd? Rechtszaken voeren tegen aannemers? Ik had toch een ander beeld bij de functie en dat dit het gevolg was van wet- en regelgeving ging er bij mij niet in. Maar wat te doen?

Prestatiemeten simpel?

Met een paar technisch specialisten met een open mind en een creatief brein zijn we gaan brainstormen. Wat is er voor nodig om aannemers, waarvan we weten dat zij goed zijn voor hun werk en goed met ons samenwerken, onderhands werk te kunnen gunnen? Laten we dan de kwaliteit van samenwerken gaan meten werd er geroepen. Als we dat dan simpel, eenvoudig en goedkoop doen, is het geen grote belasting voor het projectteam. Met het meten generen we cijfers. Die cijfers slaan we op en wie het beste scoort nodigen we uit voor enkel of meervoudige onderhandse aanbestedingen. Zou het echt zo simpel zijn?

Goed gejat

Prestatiemeten van Rijkswaterstaat en ProRail en kleinschalige initiatieven bij een aantal gemeenten waren er al. Wat ontbrak was een eenduidige wijze van meten van samenwerken op binnenstedelijk niveau. Uit bestaande meetsystemen hebben we de goede elementen gebruikt. Beter goed gejat dan slecht verzonnen. Na korte tijd lag er een A4 excel sheet met 6 vragen. Eenvoudig, gemakkelijk, goedkoop en snel. Beginnen maar! Past Performance was geboren.

Enthousiaste geluiden over Past Performance

De technisch adviseurs en ik maakten een taakverdeling om Past Performance uit te rollen. De adviseurs zorgden voor een continue verbetering van het instrument. Ik ging de boer op met ons idee. Met aannemers praten om te onderzoeken of zij dit nieuwe instrument zagen zitten en netwerken bij buurgemeenten in Noord Holland. De reacties waren allemaal positief. “Goed idee, hier zitten we op te wachten, wij willen het ook graag anders. Natuurlijk doen we mee.”  Uiteraard waren er ook kritische geluiden; “Kan dat zomaar? Past Past Performance wel in de aanbestedingswet? Zijn dit de juiste vragen, hoe zit dit juridisch?” Allemaal terechte en goede vragen. We hebben ons echter niet laten weerhouden om het prestatiemeten in te voeren en zijn gewoon begonnen. Wel hebben we ons voorgenomen dat we regelmatig evalueren en verbeteren.

Past Performance: waar we nu staan

Als ik nu kijk hoe het eerste A4’tje eruit zag en naar wat het nu geworden is, hebben we woord gehouden. Het is uitgegroeid tot een systeem, dat gaandeweg veelvuldig is aangepast en verbeterd. De systematiek van Past Performance omvat het meten en beoordelen van de opdrachtnemer tijdens de uitvoering van de opdracht; op welke wijze wordt aan de contractuele verplichtingen voldaan? De focus ligt daarbij op houding en gedrag. In de training Past Performance worden, aan de hand van de systematiek, praktijksituaties nagebootst. Opdrachtgever en –nemer trainen samen om zo zowel het opdrachtgever- als het opdrachtnemerschap verder te professionaliseren. De trainingen Past Performance worden gegeven door Bouwmeesters.

Deze blog ging veel over het instrument Past Performance, de beoordelingssystematiek. Maar is dat het belangrijkste? Ik denk van niet. Volgens mij is het veel belangrijker dat we leren beter met elkaar te communiceren. Eerst begrijpen en dan pas begrepen worden, meer vragen stellen en verwachtingen uitspreken. Wat vindt u?

Jan Kappert
Oprichter van en trainer bij Bouwmeesters