Lisa de Groot is werkzaam bij Tauw als consultant risicomanagement 2.0.Op dit moment is ze projectcoach in de planfase voor het Utrechtse deel van de N201. Onderstaand blog is door Lisa geschreven.

Samenwerken blijft ook echt werken

“Ik wil graag bijdragen aan een duurzame leefomgeving en de aarde goed achterlaten voor mijn kinderen. Voor mij zijn duurzaamheid en een goede samenwerking onlosmakelijk verbonden met elkaar. Als we goed samenwerken, komen we tot een beter resultaat of tot een oplossing die we van tevoren niet voor mogelijk hadden gehouden. Als project- of teamcoach denk ik graag mee over hoe je dat proces vormgeeft. Samenwerken houdt in dat je elkaar vertrouwt, dat je naar elkaar luistert, dat je oprecht geïnteresseerd ben in elkaar en open staat voor elkaars opvattingen.

Samenwerken is nooit een doel op zich. Het is een manier om tot een resultaat te komen. In de Marktvisie is benadrukt dat samenwerking tussen verschillende partijen nodig is om tot goede oplossingen te komen voor de uitdagingen van nu en de toekomst. Deze samenwerking is aan de orde in het gehele proces van ideevorming, planvorming, aanbesteden, contracteren, ontwerpen, realiseren en beheren. In elke fase is het goed om na te denken over welke partijen nodig zijn of kunnen helpen om tot een goed resultaat te komen. De keuze voor de aanbestedingsvorm is erg van invloed op de mogelijkheid om vertrouwen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer te ontwikkelen. Je kunt het echter feitelijk nog zo goed geregeld hebben, uiteindelijk is de zachte kant van het samenwerken allesbepalend.

Obstakels
Het is voor opdrachtgevers heel verleidelijk om te zeggen: ‘Ik wil ontzorgd worden, ik besteed het uit’. Daarmee wordt echter ook de verantwoordelijkheid over de schutting gegooid en dát kan niet. Juist voor het delen van de verantwoordelijkheid is samenwerken heel belangrijk. Opdrachtgevers verstaan bovendien allemaal wat anders onder ‘ontzorgen’ en als puntje bij paaltje komt, is het de vraag: willen ze dat dan wel? In mijn ogen is het belangrijk om geen holle woorden te gebruiken, maar om samen (opdrachtgever en -nemer) dit soort begrippen te laden. Zo bouw je aan een evenwichtige relatie.

Als je begint aan een project, ga je er ook voor. Je hebt vertrouwen in elkaar, je hebt er zin in, maar als het project eenmaal gaat lopen, ontstaan er altijd obstakels. Juist dan is de verleiding groot dat beide partijen zich terugtrekken op hun stelling. Ze gaan dan tegen elkaar praten in plaats van met elkaar. De relatie verhardt. Dan word ik op het laatste moment ingevlogen om te helpen het conflict op te lossen. Ik wil echter veel liever vanaf het begin erbij zijn en meelopen met dat proces. Dat is het moment om het ijzer te smeden.

Rollen
Ik begin dan altijd met het in beeld brengen van de doelen van een project/proces en het gewenste resultaat. Vervolgens maak ik de stap naar proces. Als dit is wat je wilt, waarom is dat zo belangrijk voor jou? En waarom zou het belangrijk zijn voor de andere partij? Ik besteed aandacht aan het helder maken van de rollen en verwachtingen. Op basis hiervan kunnen partijen of groepen werkafspraken maken, maar ook samenwerkingsafspraken.
Dit vormt het fundament voor samenwerking, maar ze hebben gedurende het gehele proces aandacht nodig. Werken ze? Worden de afspraken nageleefd? Hebben mensen plezier in het werk of is er bijsturing nodig? Samenwerken is niet alleen met elkaar aan tafel zitten, afspraken maken en hopen dat iedereen zich eraan houdt; samenwerken blijft ook echt werken. Het vraagt dat je die relatie voortdurend op tafel legt.

Als er een wijziging is in de opdracht (een aanpassing van het doel of het gewenste resultaat), is het nodig om een pas op de plaats te maken. Wat gebeurt er en wat betekent dat voor ons? Ga niet meteen rennen, maar sta samen even stil.. Wat betekent de wijziging voor wat we eerder hebben afgesproken? Wijzigt ook de scope van het project? Welke consequenties heeft dat? Er is dan een risico dat de discussie snel verwijtend wordt en dan krijg je heel snel ruzie. Zorg ervoor dat je niet in de details verzandt. Ga erboven hangen en kijk vooral naar de oorspronkelijke doelen.

Hoe groter tot slot de tijdsdruk, hoe groter de noodzaak om reflectie in te bouwen. Dit voelt tegenstrijdig, maar is broodnodig. Juist onder druk vallen mensen terug in oude patronen.”

Leergang
Tauw heeft samen met Bouwmeesters een training ontwikkeld over alle aspecten van de Marktvisie in de praktijk, bedoeld voor opdrachtgevers, opdrachtnemers, overheden, aannemers en adviesbureaus. Info: www.marktvisieindepraktijk.nl.