In Nederland bestaan er twee hoofdsoorten aanbesteding: de openbare aanbesteding en de niet-openbare aanbesteding. Bij een openbare aanbesteding kan elk bedrijf inschrijven, terwijl bij een niet-openbare aanbesteding alleen uitgenodigde partijen mogen deelnemen. Deze keuze bepaalt het hele verloop van je aanbestedingsprocedure.
Wat zijn de twee hoofdsoorten aanbesteding?
De Nederlandse aanbestedingswet kent twee primaire aanbestedingsvormen: de openbare aanbesteding en de niet-openbare aanbesteding. Deze vormen verschillen fundamenteel in wie er mag deelnemen aan de procedure.
Bij een openbare aanbesteding publiceert je als opdrachtgever de aankondiging openbaar. Alle geïnteresseerde bedrijven kunnen dan een inschrijving indienen. Er vindt geen voorafgaande selectie plaats van potentiële inschrijvers.
De niet-openbare aanbesteding werkt anders. Hier nodig je als opdrachtgever alleen specifieke bedrijven uit om in te schrijven. Je maakt eerst een selectie van geschikte partijen voordat de eigenlijke inschrijving begint.
Beide vormen vallen onder de Aanbestedingswet en hebben hun eigen toepassingsgebieden in de bouw- en infrasector. De keuze tussen deze aanbestedingsvormen hangt af van factoren zoals projectcomplexiteit, beschikbare tijd en gewenste mate van concurrentie.
Hoe werkt een openbare aanbesteding?
Een openbare aanbesteding begint met het openbaar publiceren van de aankondiging. Je plaatst deze op TenderNed en eventueel in andere publicatiekanalen. Alle bedrijven die voldoen aan de gestelde eisen kunnen vervolgens inschrijven.
Het proces verloopt in één fase. Bedrijven dienen tegelijkertijd hun geschiktheid aan en hun offerte in. Je beoordeelt eerst of ze voldoen aan de uitsluitings- en geschiktheidseisen. Daarna evalueer je de ingediende offertes op basis van je gunningscriteria.
Transparantie staat centraal in dit proces. Je moet alle deelnemende bedrijven gelijk behandelen en dezelfde informatie verstrekken. Vragen en antwoorden deel je met alle inschrijvers, zodat iedereen over dezelfde kennis beschikt.
De procedure kent vaste termijnen. Voor overheidsopdrachten geldt bijvoorbeeld een minimale inschrijftermijn van 35 dagen. Deze termijn geeft bedrijven voldoende tijd om een kwalitatieve offerte voor te bereiden.
Wat houdt een niet-openbare aanbesteding in?
Bij een niet-openbare aanbesteding werk je met een tweefasig proces. In de eerste fase selecteer je geschikte bedrijven. In de tweede fase vragen deze geselecteerde partijen om hun offerte in te dienen.
Je start met het publiceren van een aankondiging waarin bedrijven hun interesse en geschiktheid kunnen aantonen. Op basis van vooraf vastgestelde selectiecriteria kies je een beperkt aantal bedrijven uit. Dit aantal ligt meestal tussen de drie en vijf partijen.
De geselecteerde bedrijven ontvangen vervolgens een uitnodiging om in te schrijven. Ze krijgen alle benodigde documenten en kunnen hun offerte voorbereiden. Omdat er minder partijen deelnemen, kun je intensiever contact hebben met de inschrijvers.
Dit proces biedt je meer controle over wie er deelneemt. Je kunt ervoor zorgen dat alleen bedrijven met de juiste expertise en ervaring een offerte indienen. Dat verhoogt vaak de kwaliteit van de ingediende voorstellen.
Wanneer kies je voor welke aanbestedingsvorm?
De keuze tussen openbare en niet-openbare aanbesteding hangt af van verschillende projectspecifieke factoren. Voor standaardprojecten met duidelijke specificaties werkt een openbare aanbesteding vaak goed. De maximale concurrentie kan leiden tot scherpe prijzen.
Voor complexe bouw- of infraprojecten is een niet-openbare aanbesteding vaak geschikter. Denk aan projecten waarbij je specifieke expertise nodig hebt of waar innovatieve oplossingen gewenst zijn. De beperkte groep inschrijvers zorgt voor meer focus en diepgang.
Ook tijdsdruk speelt een rol. Een niet-openbare procedure kan sneller verlopen omdat je werkt met een kleiner aantal partijen. Bovendien kun je efficiënter communiceren en vragen beantwoorden.
Bij bouwteamprojecten zie je vaak niet-openbare procedures. De intensieve samenwerking die nodig is, vraagt om zorgvuldige selectie van partners. Je wilt immers bedrijven die niet alleen technisch geschikt zijn, maar ook goed kunnen samenwerken.
Welke regels gelden er bij beide aanbestedingsvormen?
Beide aanbestedingsvormen moeten voldoen aan de Aanbestedingswet en Europese richtlijnen. De kernprincipes zijn gelijk: transparantie, gelijke behandeling, non-discriminatie en proportionaliteit.
Je moet in beide gevallen duidelijke gunningscriteria opstellen en deze vooraf bekendmaken. EMVI-criteria (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) zijn gebruikelijk, waarbij je kwaliteit en prijs afweegt. Bij bouwprojecten zie je vaak ook BPKV-criteria (Beste Prijs-Kwaliteitverhouding).
De communicatie moet transparant verlopen. Alle vragen en antwoorden deel je met alle deelnemers. Je mag geen voorkeursbehandeling geven aan bepaalde bedrijven. Contractvoorwaarden zoals UAV 2012 gelden ongeacht de gekozen aanbestedingsvorm.
Ook de termijnen zijn wettelijk geregeld. Voor openbare procedures gelden langere minimumtermijnen dan voor niet-openbare procedures. Dit komt omdat bij niet-openbare aanbestedingen alleen uitgenodigde partijen deelnemen.
| Aspect | Openbare aanbesteding | Not-openbare aanbesteding |
|---|---|---|
| Minimale termijn aankondiging | 35 dagen | 30 dagen (selectiefase) |
| Aantal deelnemers | Onbeperkt | Beperkt (3-5 meestal) |
| Aantal fasen | 1 fase | 2 fasen |
| Communicatie-intensiteit | Beperkt | Intensiever mogelijk |
Wat zijn de voor- en nadelen van elke aanbestedingsvorm?
Een openbare aanbesteding biedt maximale marktwerking. Alle geïnteresseerde bedrijven kunnen meedoen, wat tot scherpe concurrentie kan leiden. Voor opdrachtgevers betekent dit vaak gunstige prijzen en een grote keuze aan aanbieders.
Het nadeel is de beperkte controle over wie er deelneemt. Je kunt bedrijven krijgen die niet optimaal geschikt zijn voor je project. Ook kan het aantal inschrijvingen hoog oplopen, wat de beoordeling arbeidsintensief maakt.
Bij niet-openbare aanbestedingen heb je meer controle over de kwaliteit van deelnemers. Je selecteert bewust bedrijven met de juiste expertise en ervaring. Dit leidt vaak tot kwalitatief betere voorstellen en minder risico op problemen tijdens uitvoering.
Voor aannemers heeft een niet-openbare procedure voordelen. Minder concurrentie betekent een hogere winkans. Bovendien kunnen ze meer investeren in hun voorstel omdat de slaagkans groter is. Bij complexe projecten zoals bouwteams is dit vaak de voorkeur.
Het nadeel voor opdrachtgevers is mogelijk minder prijsconcurrentie. Ook moet je zorgvuldig selecteren om discriminatie te voorkomen. De selectieprocedure vraagt extra tijd en aandacht.
Belangrijkste punten over aanbestedingsvormen
De keuze tussen openbare en niet-openbare aanbesteding bepaalt het karakter van je hele project. Voor standaardopdrachten biedt een openbare procedure maximale concurrentie en vaak de beste prijs. Voor complexe projecten geeft een niet-openbare aanbesteding meer controle over kwaliteit en geschiktheid.
Beide vormen vragen om zorgvuldige voorbereiding. Je gunningscriteria moeten helder zijn en je procedure transparant. Of je nu werkt met UAV 2012-contracten of bouwteamovereenkomsten, de aanbestedingsvorm moet passen bij je projectdoelstellingen.
Denk bij je keuze niet alleen aan de aanbestedingsfase, maar ook aan de uitvoering. Een zorgvuldige selectie van partners kan later veel problemen voorkomen. Goede samenwerking begint immers al bij de aanbesteding.
Bij Bouwmeesters helpen we opdrachtgevers en opdrachtnemers om deze processen succesvol te doorlopen. Onze trainingen over aanbestedingen en bouwteams ondersteunen professionals bij het maken van de juiste keuzes en het optimaal benutten van samenwerkingsmogelijkheden in de sector. Voor meer informatie over hoe wij u kunnen ondersteunen bij uw aanbestedingsproces, kunt u contact met ons opnemen.
