EMVI aanbestedingen kunnen een goudmijn zijn voor jouw bedrijf, maar ze zijn ook een valkuil waar veel ervaren professionals in trappen. Je kunt de beste technische oplossing hebben, maar als je de EMVI criteria verkeerd inschat of je plan onduidelijk communiceert, loop je waardevolle projecten mis. De goede nieuws? De meeste fouten zijn te voorkomen als je weet waar je op moet letten. In dit artikel behandelen we de tien meest gemaakte fouten bij EMVI aanbestedingen en geven we je praktische tips om ze te vermijden.
1. Onvoldoende analyse van de aanbestedingsdocumenten
Veel teams duiken meteen in het schrijven van hun EMVI plan zonder de aanbestedingsdocumenten grondig door te nemen. Dit is een kostbare fout. Elk document bevat belangrijke informatie over de EMVI criteria en wegingsfactoren die je strategie kunnen maken of breken.
Begin altijd met een systematische documentanalyse. Leg alle documenten naast elkaar en maak een overzicht van de gunningscriteria, wegingsfactoren en specifieke eisen. Let vooral op de nuances in de formulering, want deze geven vaak aan waar de opdrachtgever de nadruk op legt.
Maak gebruik van een checklist om zeker te weten dat je niets over het hoofd ziet. Markeer onduidelijkheden en stel tijdig vragen tijdens de inschrijvingsperiode. Een grondige analyse voorkomt dat je later kostbare tijd verspilt aan het herschrijven van onderdelen die niet aansluiten bij wat er gevraagd wordt.
2. Verkeerde inschatting van de EMVI criteria
Een veelgemaakte fout is het verkeerd inschatten van de relatieve waarde van verschillende EMVI criteria. Teams besteden soms veel tijd aan onderdelen die slechts vijf procent van de totaalscore uitmaken, terwijl ze de criteria met het hoogste gewicht onderbelichten.
Maak een strategische verdeling van je tijd en middelen op basis van de wegingsfactoren. Als duurzaamheid 30 procent van de score bepaalt, verdient dit onderwerp ook 30 procent van je aandacht en creativiteit. Dit lijkt logisch, maar in de praktijk gaat het vaak mis.
Organiseer een strategiesessie met je team om de winnende aanpak te bepalen. Bespreek voor elk criterium hoe jullie je kunnen onderscheiden van de concurrentie en waar jullie de meeste punten kunnen scoren. Deze investering in strategie betaalt zich altijd terug in een hoger scorend plan.
3. Onrealistische planning en tijdsinschatting
Te optimistische tijdschema’s zijn de doodsteek voor veel EMVI plannen. Teams onderschatten regelmatig hoeveel tijd nodig is voor het schrijven van een kwalitatief goed plan en houden te weinig rekening met onvoorziene omstandigheden.
Plan vanaf het begin voldoende tijd in voor elke fase van het proces. Reken op meer tijd dan je denkt nodig te hebben voor het verzamelen van input van verschillende disciplines, het schrijven zelf en vooral voor de review en bijsturing van je plan. Een goede vuistregel is om 50 procent extra tijd in te plannen bovenop je eerste inschatting.
Bouw bewust buffers in je planning. Plan bijvoorbeeld een dag eerder klaar te zijn dan de deadline, zodat je ruimte hebt voor laatste aanpassingen. Dit geeft je team ook de rust om kwaliteit te leveren in plaats van in paniek te raken vlak voor de inlevering.
4. Gebrekkige samenwerking tussen disciplines
EMVI plannen vereisen input van verschillende afdelingen: van techniek en planning tot duurzaamheid en communicatie. Wanneer deze disciplines niet goed samenwerken, ontstaan er gaten in het plan of inconsistenties die de beoordelaar direct opvallen.
Stel vanaf het begin een gecoördineerde teamaanpak op. Wijs één persoon aan als hoofdverantwoordelijke voor de coördinatie en communicatie tussen de verschillende disciplines. Deze persoon zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is van deadlines, wijzigingen en de overall strategie.
Organiseer regelmatige afstemming tussen alle betrokkenen. Plan wekelijkse meetings waarin de voortgang wordt besproken en eventuele knelpunten worden weggenomen. Zorg ook voor een centrale plek waar alle documenten en informatie worden gedeeld, zodat iedereen toegang heeft tot de laatste versies.
5. Onderschatting van de kwaliteitseisen
Veel bedrijven focussen zich te veel op prijs en planning, terwijl ze de kwaliteitsaspecten in hun EMVI inschrijving onderbelichten. Dit kan hun score aanzienlijk beïnvloeden, vooral omdat opdrachtgevers steeds meer waarde hechten aan kwaliteitsborging.
Besteed voldoende aandacht aan het uitwerken van je kwaliteitsplan en kwaliteitsborgingsmaatregelen. Beschrijf concreet hoe je de gewenste kwaliteit gaat realiseren en behouden gedurende het project. Denk aan controleprocessen, kwaliteitsmetingen en verbetermaatregelen.
Maak je kwaliteitsaanpak tastbaar door concrete voorbeelden en methoden te beschrijven. Vertel niet alleen wat je gaat doen, maar ook hoe je het gaat doen en hoe je de resultaten gaat meten en bewaken. Dit geeft de opdrachtgever vertrouwen in jouw aanpak.
6. Wat zijn de gevolgen van een zwakke duurzaamheidsstrategie?
Duurzaamheid wordt steeds belangrijker in EMVI aanbestedingen, maar veel bedrijven onderschatten dit aspect nog altijd. Ze volstaan met algemene statements over milieuvriendelijkheid in plaats van concrete, meetbare duurzaamheidsplannen.
Ontwikkel een concrete duurzaamheidsstrategie met meetbare doelstellingen en heldere uitvoeringsplannen. Denk aan CO2-reductie, circulaire materialen, energiebesparing en biodiversiteit. Maak je plannen specifiek voor het betreffende project in plaats van algemene beloftes.
Onderbouw je duurzaamheidsplannen met concrete cijfers en voorbeelden uit eerdere projecten. Laat zien hoe je duurzaamheidsdoelstellingen gaat meten en monitoren. Opdrachtgevers willen niet alleen weten wat je gaat doen, maar ook hoe je de resultaten kunt aantonen.
7. Onvoldoende risicomanagement in de inschrijving
Risicomanagement wordt vaak gezien als een vervelende verplichting in plaats van een kans om je te onderscheiden. Veel bedrijven onderschatten risico’s of stellen onvoldoende mitigatiemaatregelen voor in hun EMVI inschrijving.
Maak een compleet risicodossier waarin je alle relevante risico’s identificeert en beschrijft. Gebruik hiervoor een gestructureerde aanpak en beschrijf voor elk risico de waarschijnlijkheid, impact en mitigatiemaatregelen. Laat zien dat je proactief nadenkt over mogelijke problemen en oplossingen.
Ga verder dan alleen het identificeren van risico’s. Beschrijf concreet hoe je risico’s gaat monitoren en welke actie je onderneemt als een risico zich voordoet. Dit toont aan dat je een professionele en doordachte aanpak hanteert voor risicomanagement.
8. Gebrekkige stakeholder-analyse en betrokkenheid
Het identificeren en betrekken van alle relevante stakeholders wordt vaak onderbelicht in EMVI plannen. Teams concentreren zich op de technische aspecten en vergeten dat projectsucces vaak afhangt van goede stakeholdermanagement.
Maak een grondige stakeholder-analyse waarin je alle partijen identificeert die invloed hebben op of beïnvloed worden door het project. Denk aan omwonenden, gebruikers, toeleveranciers, overheden en maatschappelijke organisaties. Beschrijf voor elke stakeholder hoe je ze gaat informeren, betrekken en tevreden houden.
Ontwikkel een concreet communicatieplan voor elke stakeholdergroep. Beschrijf welke communicatiemiddelen je inzet, hoe vaak je communiceert en wie verantwoordelijk is voor het contact. Laat zien dat je begrijpt dat stakeholdermanagement een actieve en continue inspanning vereist.
9. Onduidelijke communicatie in de inschrijving
Veel EMVI plannen lijden onder onduidelijke formuleringen, inconsistenties en het niet volledig beantwoorden van de gestelde vragen. Dit frustreert beoordelaars en leidt tot lagere scores, ongeacht hoe goed je technische oplossing is.
Zorg voor heldere en consistente communicatie door je plan systematisch te reviewen op begrijpelijkheid. Laat iemand die niet bij het project betrokken is je plan doorlezen. Als zij het begrijpen, begrijpt de beoordelaar het ook. Gebruik concrete voorbeelden en vermijd jargon waar mogelijk.
Controleer of je alle gestelde vragen volledig beantwoordt. Maak een checklist van alle vragen uit de leidraad en ga na of elk punt voldoende is uitgewerkt in je plan. Een onvolledige beantwoording kost je altijd punten, hoe goed je antwoord ook is.
10. Onvoldoende voorbereiding op de presentatiefase
Veel teams besteden alle energie aan het schrijven van hun plan en bereiden zich onvoldoende voor op de presentatie of dialoogfase. Dit is zonde, want hier kun je het verschil maken door je persoonlijkheid en overtuigingskracht in te zetten.
Bereid je presentatie net zo grondig voor als je geschreven plan. Oefen je verhaal, anticipeer op mogelijke vragen en zorg dat alle teamleden hun rol kennen. Een goede presentatie kan een gemiddeld plan naar een hoger niveau tillen, terwijl een slechte presentatie zelfs een uitstekend plan kan verpesten.
Zorg voor een consistente boodschap tussen je geschreven plan en je presentatie. Gebruik de presentatie om je kernpunten te benadrukken en je onderscheidende elementen extra kracht bij te zetten. Vergeet niet dat de presentatie vaak de laatste indruk is die je achterlaat bij de beoordelaars.
Succesvol aanbesteden begint met bewustzijn
Het vermijden van deze tien fouten kan het verschil maken tussen winnen en verliezen bij EMVI aanbestedingen. De meeste fouten ontstaan door tijdgebrek, onduidelijke rolverdeling of onvoldoende kennis van het EMVI proces. Door bewust te zijn van deze valkuilen kun je er proactief mee omgaan.
Investeer in de voorbereiding en organisatie van je tenderproces. Zorg voor voldoende tijd, heldere afspraken en goede samenwerking tussen alle betrokkenen. Een gestructureerde aanpak levert altijd betere resultaten op dan improviseren onder tijdsdruk.
Onthoud dat EMVI schrijven een vak apart is dat je kunt leren en verbeteren. Bij Bouwmeesters helpen we infraprofessionals al jaren om hun EMVI vaardigheden naar een hoger niveau te tillen door middel van praktische trainingen in aanbestedingen. Wil je meer weten over hoe wij jouw team kunnen ondersteunen bij het winnen van meer aanbestedingen? Neem dan contact met ons op. Want uiteindelijk draait het om één ding: plannen schrijven die niet alleen goed zijn, maar ook daadwerkelijk winnen.
