Aanbestedingen in de bouw- en infrasector kunnen behoorlijk frustrerend zijn. Je investeert veel tijd en energie, maar de resultaten vallen vaak tegen. Onduidelijke communicatie, verkeerde verwachtingen en gebrek aan samenwerking zorgen ervoor dat projecten moeizaam verlopen. Gelukkig kun je met de juiste aanpak je aanbestedingsresultaten flink verbeteren. Deze zes stappen helpen je om vanaf het begin tot de evaluatie betere resultaten te behalen en meer succesvolle projecten binnen te halen.
Waarom aanbestedingsresultaten vaak tegenvallen
Veel aanbestedingen beginnen al verkeerd voordat de eerste offerte binnenkomt. Het probleem zit vaak in de voorbereiding. Opdrachtgevers hebben wel een idee van wat ze willen, maar vertalen dit niet helder naar concrete, meetbare eisen. Hierdoor ontstaan misverstanden die pas tijdens de uitvoering aan het licht komen.
Een ander veelvoorkomend probleem is gebrek aan transparantie tussen partijen. Wanneer opdrachtgevers en aannemers niet open communiceren over verwachtingen, risico’s en mogelijkheden, ontstaat wantrouwen. Dit leidt tot defensieve inschrijvingen waarbij partijen extra buffers inbouwen voor onvoorziene omstandigheden.
Ook de focus op alleen de laagste prijs speelt een rol. Hoewel EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) steeds vaker wordt toegepast, kiezen veel organisaties nog altijd voor de goedkoopste optie. Dit resulteert in kwaliteitsproblemen, vertraging en uiteindelijk hogere kosten.
1. Zorg voor heldere doelstellingen vanaf dag één
Voordat je begint met het aanbestedingsproces, moet je kristalhelder hebben wat je wilt bereiken. Dit gaat verder dan alleen het eindresultaat. Denk aan aspectos zoals duurzaamheid, innovatie, samenwerking en risicoverdeling. Formuleer deze doelstellingen specifiek en meetbaar.
Organiseer een sessie met alle betrokkenen om de projectdoelstellingen vast te stellen. Betrek hierbij niet alleen de projectleider, maar ook toekomstige gebruikers, beheerders en andere stakeholders. Hun input helpt je om realistische verwachtingen te formuleren die aansluiten bij de praktijk.
Zet je doelstellingen om in concrete gunningscriteria. Als duurzaamheid belangrijk is, bepaal dan precies hoe je dit gaat meten. Als innovatie gewenst is, beschrijf dan welke verbeteringen je verwacht. Deze helderheid helpt aannemers om gerichte voorstellen te doen die aansluiten bij jouw wensen.
2. Bouw vertrouwen op met transparante communicatie
Vertrouwen ontstaat door openheid en eerlijkheid vanaf het begin. Deel relevante informatie over het project, zoals bekende risico’s, budgetbeperkingen en specifieke wensen van stakeholders. Deze transparantie helpt aannemers om realistische inschrijvingen te doen zonder onnodige buffers.
Organiseer informatiebijeenkomsten waar potentiële inschrijvers vragen kunnen stellen. Zorg ervoor dat alle antwoorden schriftelijk worden vastgelegd en gedeeld met alle partijen. Dit voorkomt misverstanden en zorgt voor gelijke kansen.
Wees ook eerlijk over je eigen beperkingen en onzekerheden. Als bepaalde aspecten van het project nog niet volledig uitgewerkt zijn, communiceer dit duidelijk. Aannemers waarderen deze eerlijkheid en kunnen hier in hun planning rekening mee houden.
3. Investeer tijd in de voorbereiding van je team
Een succesvolle aanbesteding staat of valt met een goed voorbereid team. Zorg ervoor dat alle betrokkenen begrijpen wat hun rol is in het proces. Dit geldt voor zowel het aanbestedingsteam als de mensen die later bij de uitvoering betrokken zijn.
Train je team in effectieve communicatie en samenwerking. Veel problemen in aanbestedingen ontstaan door onduidelijke communicatie tussen verschillende disciplines. Door hier vooraf aandacht aan te besteden, voorkom je veel frustratie later. Professionele trainingen kunnen hierbij een waardevolle investering zijn voor je organisatie.
Organiseer een project startup sessie waarin alle betrokkenen elkaar leren kennen en verwachtingen uitspreken. Dit creëert een basis voor goede samenwerking en helpt om potentiële conflicten vroegtijdig te signaleren.
4. Maak gebruik van gestructureerde evaluatiemethoden
Een objectieve beoordeling van inschrijvingen begint met duidelijke criteria en een gestructureerde aanpak. Ontwikkel een beoordelingsmatrix waarin alle criteria zijn uitgewerkt met concrete wegingsfactoren. Dit helpt om consistente beslissingen te nemen.
Zet een evaluatieteam samen met verschillende expertises. Zorg ervoor dat alle beoordelaars dezelfde informatie hebben en volgens dezelfde criteria evalueren. Organiseer kalibratiesesssies om ervoor te zorgen dat iedereen de criteria op dezelfde manier interpreteert.
Documenteer alle beoordelingen zorgvuldig en motiveer je keuzes. Dit help niet alleen bij de verantwoording naar inschrijvers, maar ook bij het leren van het proces voor toekomstige aanbestedingen.
5. Hoe creëer je ruimte voor innovatie in je aanbesteding?
Innovatie ontstaat wanneer je aannemers de ruimte geeft om creatieve oplossingen te bedenken. In plaats van alles tot in detail voor te schrijven, formuleer je de gewenste prestaties en laat je de uitvoeringswijze open. Dit stimuleert out-of-the-box denken.
Overweeg het gebruik van varianten of alternatieve oplossingen. Geef inschrijvers de mogelijkheid om naast de basisopdracht ook verbeteringen voor te stellen. Zorg wel voor duidelijke kaders zodat alle voorstellen goed vergelijkbaar blijven.
Organiseer innovatiesessies tijdens het proces. Bij bouwteamcontracten kun je samen met de aannemer zoeken naar optimalisaties. Dit levert vaak betere resultaten op dan individueel zoeken naar verbeteringen.
6. Monitor en evalueer je resultaten systematisch
Leren van aanbestedingen gebeurt niet vanzelf. Zet een systeem op om systematisch te evalueren wat goed ging en wat beter kan. Betrek hierbij zowel je eigen team als de inschrijvers.
Organiseer na afloop evaluatiegesprekken met zowel de winnende als de niet-winnende partijen. Hun feedback geeft waardevolle inzichten in hoe het proces werd ervaren en waar verbeteringen mogelijk zijn.
Houd een database bij van lessons learned en best practices. Dit helpt om bij toekomstige aanbestedingen sneller betere keuzes te maken en bekende valkuilen te vermijden.
Van theorie naar praktijk: je volgende stappen
Deze zes stappen vormen samen een praktische aanpak voor betere aanbestedingsresultaten. Het belangrijkste is om te beginnen met kleine verbeteringen en deze stap voor stap uit te bouwen. Kies bijvoorbeeld één aspect waar je team de meeste uitdaging ervaart en focus daar eerst op.
Vergeet niet dat goede samenwerking de basis vormt voor elk succesvol project. Investeer in relaties met je partners en zie aanbestedingen niet als een strijd, maar als het begin van een gezamenlijke reis naar een succesvol projectresultaat.
Bij Bouwmeesters helpen we teams om deze aanpak in de praktijk te brengen. Door middel van trainingen in aanbestedingen, projectbeheersing en samenwerking ondersteunen we infraprofessionals bij het behalen van betere resultaten.
Welke stap ga jij als eerste nemen om jullie aanbestedingsresultaten te verbeteren? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden voor jouw organisatie.
