EMVI-aanbestedingen zijn de afgelopen jaren steeds belangrijker geworden in de infra- en bouwsector. Als infra-professional weet je dat het niet meer genoeg is om alleen de laagste prijs te bieden. Je moet een totaalpakket aanbieden dat waarde toevoegt voor de opdrachtgever. Deze zeven praktische manieren helpen je om EMVI succesvol in te zetten en meer aanbestedingen te winnen. Van grondige voorbereiding tot slimme kostenberekeningen – elk aspect draagt bij aan jouw succes in de complexe wereld van EMVI-aanbestedingen.
1. Wat is EMVI en waarom werkt het zo goed?
EMVI staat voor Economisch Meest Voordelige Inschrijving en is veel meer dan alleen naar de laagste prijs kijken. Bij EMVI beoordeelt de opdrachtgever je inschrijving op verschillende criteria: prijs, kwaliteit, duurzaamheid, innovatie en samenwerking. Het systeem werkt zo goed omdat het opdrachtgevers helpt om de beste waarde voor hun geld te krijgen, terwijl het jou als opdrachtnemer de kans geeft om je unieke sterke punten te laten zien.
Voor opdrachtgevers betekent EMVI dat ze niet vastzitten aan de goedkoopste optie die misschien later duur uitpakt. Ze kunnen kiezen voor de partij die het beste totaalpakket biedt. Voor jou als opdrachtnemer opent EMVI deuren die voorheen gesloten waren. Je kunt concurreren op innovatie, ervaring, duurzaamheid of samenwerking – niet alleen op prijs.
Het mooie van EMVI is dat het win-win situaties creëert. Opdrachtgevers krijgen betere projectresultaten en jij kunt betere marges behalen door je toegevoegde waarde te laten zien. Vooral bij bouwteamtenders zie je dat kwaliteit vaak voor 100% meetelt in de beoordeling.
2. Begin vroeg met je EMVI-voorbereiding
Succesvolle EMVI-inschrijvingen beginnen lang voordat de officiële aanbestedingsprocedure start. Marktconsultaties en vooraankondigingen geven je waardevolle informatie over wat er aankomt. Gebruik deze tijd om je team samen te stellen, marktonderzoek te doen en je strategie uit te stippelen.
Start met het analyseren van de opdrachtgever. Wat zijn hun prioriteiten? Welke projecten hebben ze eerder gedaan? Hoe hebben ze die beoordeeld? Deze informatie vind je vaak in evaluatierapporten van eerdere aanbestedingen. Bouw ondertussen een database op van je beste referenties, innovaties en succesverhalen die je kunt inzetten.
Zorg ook dat je team klaarstaat. EMVI-plannen schrijven is specialistenwerk. Je hebt mensen nodig die de gunningscriteria kunnen interpreteren, overtuigende verhalen kunnen schrijven en realistische kostenberekeningen kunnen maken. Wacht niet tot de laatste week om dit team bij elkaar te krijgen.
3. Analyseer de gunningscriteria grondig
De gunningscriteria zijn jouw kompas bij het schrijven van een EMVI-plan. Lees ze niet één keer, maar bestudeer ze grondig. Elk criterium heeft een weging en subcriteria. Begrijp precies wat de opdrachtgever bedoelt en waar de meeste punten te behalen zijn.
Maak een matrix waarin je jouw sterke punten afzet tegen de gunningscriteria. Waar scoor je natuurlijk hoog? Waar heb je extra aandacht nodig? Sommige criteria lijken misschien minder belangrijk omdat ze een lagere weging hebben, maar negeer ze niet. Vaak maken deze criteria het verschil tussen winnen en verliezen.
Let ook op de formulering van de criteria. Woorden als “aantoonbaar”, “concreet” en “meetbaar” geven aan dat de opdrachtgever bewijs wil zien. Vage beloftes scoren niet. Ze willen referenties, cijfers en concrete plannen zien.
4. Bouw een sterk multidisciplinair team
Een winnend EMVI-plan schrijf je niet alleen. Je hebt een team nodig met verschillende expertises: technische specialisten die de uitvoering snappen, commerciële mensen die de business case begrijpen, en projectmanagers die weten hoe je complexe projecten organiseert. Elk teamlid brengt unieke kennis in die je plan sterker maakt.
Verdeel de rollen helder. Wie is verantwoordelijk voor welk onderdeel? Wie coördineert het geheel? Wie controleert de samenhang tussen de verschillende onderdelen? Goede interne communicatie voorkomt dat jullie langs elkaar heen werken of tegenstrijdige dingen beweren in verschillende hoofdstukken.
Zorg voor regelmatige afstemming tijdens het schrijfproces. Plan momenten in waarop het hele team bij elkaar komt om de voortgang te bespreken en knelpunten aan te pakken. Een EMVI-plan is meer dan de som der delen – alle onderdelen moeten samen een overtuigend verhaal vertellen.
5. Ontwikkel innovatieve oplossingen die waarde toevoegen
Innovatie om de innovatie werkt niet bij EMVI. De opdrachtgever wil concrete voordelen zien van jouw innovatieve ideeën. Focus op innovaties die echte meerwaarde leveren: lagere onderhoudskosten, kortere uitvoeringstijd, minder overlast voor omwonenden, of betere duurzaamheidsprestaties.
Begin met de problemen van de opdrachtgever. Wat houdt hen wakker? Welke uitdagingen hebben ze bij vergelijkbare projecten gehad? Jouw innovaties moeten antwoorden geven op deze vragen. Een slimme bouwmethode die geluidsoverlast vermindert, is veel waardevoller dan een high-tech gadget zonder duidelijk voordeel.
Maak je innovaties concreet en meetbaar. Vertel niet alleen wat je gaat doen, maar ook welk resultaat dat oplevert. Bijvoorbeeld: “Onze innovatieve bouwmethode vermindert de uitvoeringstijd met 20% en reduceert geluidsoverlast tot maximaal 65 dB(A) overdag.” Zo kan de opdrachtgever de waarde van jouw innovatie beoordelen.
6. Maak je verhaal helder en overtuigend
Een goed EMVI-plan leest als een overtuigend verhaal, niet als een technische handleiding. Begin elk hoofdstuk met een korte samenvatting van wat je gaat vertellen. Gebruik concrete voorbeelden en vermijd jargon waar mogelijk. De beoordelaars moeten snel kunnen begrijpen wat je bedoelt en waarom het belangrijk is.
Visualisaties helpen enorm bij het overbrengen van complexe informatie. Tekeningen, schema’s, grafieken en foto’s maken je verhaal veel helderder dan alleen tekst. Zorg wel dat je visualisaties écht iets toevoegen en niet alleen decoratief zijn.
Structureer je tekst logisch. Gebruik tussenkopjes, bullet points en witruimte om je tekst overzichtelijk te maken. Beoordelaars hebben vaak weinig tijd en moeten veel plannen doorlezen. Help hen door je belangrijkste punten duidelijk naar voren te laten komen.
7. Bereken je kosten realistisch en strategisch
Bij EMVI gaat het niet om de laagste prijs, maar om de beste prijs-kwaliteitverhouding. Dat betekent niet dat prijs onbelangrijk is. Je moet een realistische kostencalculatie maken die rekening houdt met alle aspecten van je EMVI-plan. Innovaties kosten vaak extra geld, maar leveren ook voordelen op.
Onderschat de complexiteit niet. EMVI-projecten hebben vaak hogere eisen dan traditionele aanbestedingen. Extra kwaliteitsmaatregelen, innovatieve oplossingen en intensievere samenwerking kosten tijd en geld. Reken dit realistisch door in je prijsopbouw.
Denk strategisch na over je prijsstelling. Soms is het beter om iets meer te bieden voor een veel hoger kwaliteitsscore. Bij bouwteams bijvoorbeeld, waar kwaliteit vaak 100% van de beoordeling uitmaakt, kan een iets hogere prijs volledig gecompenseerd worden door een beter plan.
Zet EMVI in als kans voor betere samenwerking
EMVI is veel meer dan een aanbestedingsmethode – het is een kans om de samenwerking in onze sector naar een hoger niveau te tillen. Door verder te kijken dan alleen de prijs, creëer je ruimte voor echte partnerships waarin opdrachtgevers en opdrachtnemers samen werken aan het beste resultaat.
De zeven manieren die we besproken hebben, helpen je niet alleen om meer tenders te winnen. Ze maken je ook een betere samenwerkingspartner. Door vroeg te beginnen, grondig te analyseren en realistische plannen te maken, bouw je vertrouwen op bij opdrachtgevers. Dat vertrouwen is de basis voor succesvolle projecten en langdurige relaties.
EMVI vraagt om een andere mindset dan traditionele aanbestedingen. Het vraagt om investeren in voorbereiding, team en innovatie. Maar die investering betaalt zich terug in betere projecten, tevreden klanten en gezonde marges. Bouwmeesters helpt organisaties graag bij het ontwikkelen van effectieve EMVI-strategieën door middel van praktische trainingen in aanbestedingen en samenwerking.
Welke EMVI-uitdaging ga jij als eerste aanpakken? Neem gerust contact op voor meer informatie over onze aanpak.
