Een EMVI-aanbesteding win je door strategische voorbereiding en een doordachte aanpak. Start met het grondig analyseren van de gunningscriteria en wegingsfactoren, stel een multidisciplinair team samen en ontwikkel een coherente strategie die alle criteria adresseert. Focus op het aantonen van toegevoegde waarde in plaats van alleen de laagste prijs.
Wat betekent EMVI precies en waarom is het belangrijk?
EMVI staat voor Economisch Meest Voordelige Inschrijving en is een gunningssysteem waarbij niet alleen de prijs, maar ook kwaliteitsaspecten meewegen bij de beoordeling van aanbestedingen. Dit in tegenstelling tot het traditionele laagste prijs principe, waar uitsluitend de kosten bepalend waren.
Het verschil zit hem in de benadering. Bij het laagste prijs principe krijgt automatisch de goedkoopste aanbieding de opdracht. Bij EMVI daarentegen wordt gekeken naar de beste verhouding tussen prijs en kwaliteit. Opdrachtgevers kunnen hierdoor aspecten zoals duurzaamheid, innovatie, uitvoeringsmethodiek en samenwerking laten meewegen.
EMVI wordt steeds populairder in de bouw- en infrasector omdat het betere resultaten oplevert. Opdrachtgevers krijgen meer waar voor hun geld, terwijl opdrachtnemers de kans krijgen zich te onderscheiden op meer dan alleen prijs. Dit leidt tot kwalitatief betere projecten en minder problemen tijdens de uitvoering.
Hoe analyseer je de EMVI-criteria in een aanbesteding?
Begin met het systematisch doorlezen van alle gunningscriteria en maak een overzicht van de wegingsfactoren. Elk criterium heeft een bepaald gewicht in de totaalbeoordeling, en dit vertelt je waar je prioriteiten moeten liggen.
Volg deze stapsgewijze aanpak:
- Identificeer alle hoofdcriteria en subcriteria
- Noteer de wegingsfactoren per criterium
- Bepaal waar de meeste punten te behalen zijn
- Analyseer wat de opdrachtgever precies vraagt per criterium
- Zoek naar kansen om je te onderscheiden van concurrenten
Let vooral op criteria met een hoge weging. Als ‘samenwerking’ bijvoorbeeld 30% van de totaalscore bepaalt, investeer dan veel tijd in het uitwerken van dit onderdeel. Kijk ook naar de beoordelingsmethodiek, sommige criteria worden beoordeeld op een schaal van 1-10, andere krijgen gewoon punten voor wel of niet voldoen.
Welke voorbereiding heb je nodig voordat je begint met schrijven?
Goede voorbereiding begint met het verzamelen van alle benodigde documentatie en het samenstellen van het juiste team. Zonder deze basis loop je het risico belangrijke informatie over het hoofd te zien.
Zorg dat je deze documenten paraat hebt:
- Aanbestedingsdocumenten en bijlagen
- Technische specificaties en tekeningen
- Referentieprojecten en relevante documentatie
- CV’s van sleutelfunctionarissen
- Relevante bedrijfsinformatie
Stel een multidisciplinair team samen met vertegenwoordigers uit verschillende vakgebieden. Denk aan projectmanagement, techniek, kwaliteit, veiligheid en commercie. Elk teamlid brengt specifieke expertise in die nodig is voor een winnend plan.
Plan voldoende tijd in voor onderzoek naar de opdrachtgever, eerdere projecten en de lokale situatie. Deze informatie helpt je het plan beter af te stemmen op de wensen en verwachtingen van de opdrachtgever.
Hoe ontwikkel je een winnende EMVI-strategie?
Een winnende strategie ontstaat door alle criteria coherent aan te pakken en duidelijk te maken hoe jouw aanpak toegevoegde waarde levert. Het gaat niet om het afvinken van vakjes, maar om het overtuigen van de opdrachtgever dat jij de beste partner bent.
Start met het formuleren van een heldere hoofdboodschap die door je hele plan heen loopt. Deze boodschap moet aansluiten bij wat de opdrachtgever belangrijk vindt. Vervolgens werk je elk criterium uit op een manier die deze hoofdboodschap versterkt.
Focus op differentiatie door concrete voorstellen te doen die verder gaan dan de minimale eisen. Bijvoorbeeld:
- Innovatieve uitvoeringsmethoden die tijd of overlast besparen
- Extra duurzaamheidsmaatregelen
- Verbeterde samenwerking met lokale partijen
- Aanvullende kwaliteitsborging
Zorg dat je prijs-kwaliteit verhouding klopt. Het heeft geen zin om dure extra’s aan te bieden als deze niet genoeg punten opleveren om de hogere kosten te compenseren.
Wat zijn de meest voorkomende fouten bij EMVI-aanbestedingen?
De grootste fout is onvoldoende aandacht besteden aan de criteria met het hoogste gewicht. Veel bedrijven besteden evenveel tijd aan elk onderdeel, terwijl sommige criteria veel meer punten kunnen opleveren dan andere.
Andere veelgemaakte fouten zijn:
- Generieke antwoorden gebruiken die niet specifiek ingaan op dit project
- Te laat beginnen met de voorbereiding waardoor er geen tijd is voor kwaliteitscontrole
- Niet goed begrijpen wat de opdrachtgever werkelijk wil
- Teveel focus op technische aspecten en te weinig op samenwerking
- Onduidelijke of te lange teksten die de boodschap vertroebelen
Een andere valkuil is het onderschatten van ‘zachte’ criteria zoals samenwerking en communicatie. Deze worden steeds belangrijker in EMVI-aanbestedingen, maar veel technici hebben moeite om hier overtuigend over te schrijven.
Plan daarom altijd tijd in voor review en feedback van collega’s die niet bij het schrijfproces betrokken waren. Zij kunnen beoordelen of je boodschap helder overkomt.
Hoe zorg je voor een sterke eindpresentatie van je EMVI-voorstel?
Een sterke eindpresentatie begint met een heldere structuur die de beoordelaar helpt snel te vinden wat hij zoekt. Gebruik duidelijke kopjes die aansluiten bij de criteria en zorg voor een logische opbouw per onderdeel.
Maak slim gebruik van visuele elementen:
- Schema’s en flowcharts voor complexe processen
- Foto’s van vergelijkbare projecten
- Grafieken voor planning en mijlpalen
- Tabellen voor overzichtelijke informatie
Toon concrete toegevoegde waarde aan door duidelijk te maken wat je extra’s opleveren voor de opdrachtgever. Vertaal technische oplossingen naar voordelen die de opdrachtgever begrijpt, zoals tijdsbesparing, minder overlast of lagere onderhoudskosten.
Sluit af met een overtuigende business case die laat zien waarom jouw voorstel de beste keuze is. Vat de belangrijkste voordelen samen en maak duidelijk hoe deze bijdragen aan de doelstellingen van het project.
Vergeet niet een grondige kwaliteitscheck te doen voordat je indient. Controleer of alle vereiste documenten aanwezig zijn, of de tekst foutloos is en of je binnen de gestelde limieten blijft voor aantal pagina’s of woorden.
Bij Bouwmeesters helpen we infraprofessionals al jaren om beter te presteren bij aanbestedingen. Onze trainingen over EMVI-schrijven en aanbestedingsprocessen geven je de praktische tools die je nodig hebt om succesvol te zijn. Wil je meer weten over hoe wij je kunnen helpen bij jouw volgende EMVI-aanbesteding? Neem dan contact met ons op. Want uiteindelijk draait het bij een goede EMVI-inschrijving om meer dan alleen schrijfvaardigheid, het gaat om strategisch denken en effectieve samenwerking tussen alle betrokkenen.
