Aanbestedingsdocumenten moet je volgens de Aanbestedingswet minimaal 4 jaar bewaren na gunning van het contract. Voor bepaalde documenten gelden langere termijnen van 7 jaar, vooral bij Europese aanbestedingen. De exacte bewaartermijn hangt af van het type document en de aanbestedingsprocedure. Het te vroeg vernietigen van documenten kan leiden tot boetes en juridische problemen bij controles of geschillen.
Wat zegt de wet over het bewaren van aanbestedingsdocumenten?
De Aanbestedingswet schrijft voor dat je aanbestedingsdocumenten minimaal 4 jaar moet bewaren vanaf de datum van gunning. Voor Europese aanbestedingen geldt vaak een langere termijn van 7 jaar. Deze termijnen zijn niet willekeurig gekozen, maar gebaseerd op de mogelijke controletermijnen van toezichthouders en de verjaringstermijnen voor juridische procedures.
De wettelijke bewaartermijnen verschillen per documenttype. Contracten en gunningsbeslissingen vallen onder de 4-jaarsregel, terwijl correspondentie met inschrijvers vaak 3 jaar bewaard moet worden. Bij twijfel over de juiste termijn is het verstandig om de langste termijn aan te houden.
Let op dat naast de Aanbestedingswet ook andere regelgeving van toepassing kan zijn. De Archiefwet kan langere bewaartermijnen voorschrijven voor overheidsorganisaties. Ook contractuele afspraken kunnen afwijkende termijnen bevatten die je moet naleven.
Welke documenten uit een aanbesteding moet je precies bewaren?
Je moet alle documenten bewaren die betrekking hebben op de aanbestedingsprocedure, van de eerste marktverkenning tot en met de contractsluiting. Dit omvat offertes, beoordelingsrapporten, correspondentie met inschrijvers, gunningsbeslissingen en alle wijzigingen tijdens de procedure.
Concrete voorbeelden van te bewaren documenten zijn:
- Aanbestedingsstukken en bestekken
- Alle ingediende offertes en EMVI-plannen
- Beoordelingsrapporten en scoringsoverzichten
- Correspondentie met inschrijvers tijdens de procedure
- Gunningsbeslissing en motivatie
- Contracten en UAV-voorwaarden
- Proces-verbalen van openbare inschrijvingen
- Bezwaar- en beroepschriften
In de bouw- en infrasector is het vooral belangrijk om technische specificaties, risicomanagementplannen en duurzaamheidsplannen goed te bewaren. Deze documenten worden vaak gebruikt bij latere projectevaluaties en kunnen waardevol zijn voor toekomstige aanbestedingen.
Hoe organiseer je de archivering van aanbestedingsdocumenten efficiënt?
Een gestructureerd documentbeheersysteem voorkomt dat je documenten kwijtraakt en maakt het gemakkelijk om ze terug te vinden. Begin met het opstellen van een duidelijke mappenstructuur per aanbesteding, waarbij je onderscheid maakt tussen verschillende fasen van de procedure.
Digitale archivering heeft de voorkeur boven fysieke opslag. Scan belangrijke papieren documenten in en bewaar ze in een beveiligd systeem. Gebruik consistente bestandsnamen die de inhoud en datum bevatten, bijvoorbeeld “Aanbesteding_A12_Gunningsbeslissing_20240315.pdf”.
Praktische tips voor efficiënte archivering:
- Maak per aanbesteding een hoofdmap met submappen per fase
- Gebruik standaard bestandsnamen met projectcode en datum
- Bewaar originele e-mails inclusief bijlagen
- Maak regelmatig back-ups van digitale bestanden
- Houd een register bij met overzicht van alle documenten
- Stel toegangsrechten in voor verschillende medewerkers
Zorg ervoor dat meerdere collega’s toegang hebben tot de documenten. Als één persoon alle kennis heeft, ontstaan er problemen bij ziekte of vertrek. Documenteer ook welke documenten waar staan, zodat opvolgers alles kunnen vinden.
Wat gebeurt er als je aanbestedingsdocumenten te vroeg weggooit?
Het te vroeg vernietigen van aanbestedingsdocumenten kan leiden tot boetes van de toezichthouder en juridische problemen bij geschillen. Toezichthouders kunnen controles uitvoeren binnen de wettelijke bewaartermijn en verwachten dat alle documenten beschikbaar zijn.
De gevolgen kunnen aanzienlijk zijn. Bij een controle door de Autoriteit Consument en Markt (ACM) moet je alle gevraagde documenten kunnen overleggen. Kun je dat niet, dan kan dit worden gezien als een overtreding van de aanbestedingsregels. Dit kan resulteren in boetes of zelfs uitsluiting van toekomstige aanbestedingen.
Ook bij juridische procedures heb je de documenten nodig. Stel dat een inschrijver bezwaar maakt tegen een gunningsbeslissing, dan moet je kunnen aantonen dat de procedure correct is verlopen. Zonder de juiste documenten wordt het moeilijk om je beslissingen te onderbouwen.
Praktijkvoorbeeld: Een gemeente gooide beoordelingsrapporten weg na 2 jaar, terwijl de wettelijke termijn 4 jaar was. Toen er een geschil ontstond over een oude aanbesteding, kon de gemeente haar beslissing niet meer onderbouwen. Dit leidde tot een kostbare juridische procedure en reputatieschade.
Wanneer mag je aanbestedingsdocumenten definitief vernietigen?
Je mag aanbestedingsdocumenten pas vernietigen na afloop van de wettelijke bewaartermijn, mits er geen lopende procedures of geschillen zijn. Controleer altijd of er nog bezwaar- of beroepsprocedures lopen voordat je documenten definitief weggooit.
Volg een gestructureerde aanpak bij het vernietigen:
- Controleer of alle wettelijke bewaartermijnen zijn verstreken
- Zorg dat er geen lopende juridische procedures zijn
- Maak een lijst van te vernietigen documenten
- Documenteer welke bestanden je wanneer hebt vernietigd
- Gebruik beveiligde vernietigingsmethoden voor gevoelige informatie
Voor digitale bestanden betekent dit dat je ze niet alleen verwijdert, maar ook uit back-ups haalt. Gevoelige documenten met persoonlijke gegevens of bedrijfsvertrouwelijke informatie vereisen extra zorgvuldige vernietiging volgens de AVG-richtlijnen.
Bewaar een vernietigingsregister waarin je vastlegt welke documenten je wanneer hebt vernietigd. Dit kan handig zijn als er later toch vragen ontstaan over oude aanbestedingen. Zo kun je aantonen dat je de documenten volgens de regels hebt bewaard en vernietigd.
Het correct bewaren van aanbestedingsdocumenten vraagt discipline en organisatie, maar voorkomt veel problemen achteraf. Bij Bouwmeesters helpen we organisaties in de bouw- en infrasector met praktische trainingen over aanbestedingen, projectbeheersing en documentbeheer. Zo zorg je ervoor dat je procedures niet alleen juridisch correct zijn, maar ook efficiënt ingericht voor je dagelijkse praktijk.
UAV Training: Systematiek in de Praktijk
Voor professionals die hun kennis van de UAV-voorwaarden willen verdiepen, biedt Bouwmeesters de training “RAW Systematiek in de Praktijk”. Deze praktijkgerichte training behandelt de toepassing van UAV-voorwaarden in combinatie met de RAW systematiek, zodat je contracten en aanbestedingsdocumenten professioneel kunt beheren en archiveren. Voor meer informatie over deze training en onze andere dienstverlening kun je altijd contact met ons opnemen.
