Een realistische planning bij EMVI toon je aan door concrete onderbouwing te geven van doorlooptijden, capaciteit en afhankelijkheden. Opdrachtgevers beoordelen niet alleen wát je plant, maar vooral hóe je aantoont dat je planning uitvoerbaar is. Dit artikel beantwoordt de belangrijkste vragen over planningsonderbouwing bij aanbestedingen, van kerncomponenten tot veelgemaakte fouten die je moet vermijden.
Wat is een realistische planning binnen EMVI en waarom wordt dit beoordeeld?
Een realistische planning binnen EMVI is een tijdsplanning die aantoonbaar uitvoerbaar is op basis van beschikbare capaciteit, logische afhankelijkheden en externe factoren. Het gaat niet om de kortste doorlooptijd, maar om een planning die de opdrachtgever vertrouwen geeft dat het project daadwerkelijk volgens schema verloopt.
Opdrachtgevers hanteren dit criterium omdat onrealistische planningen in het verleden regelmatig hebben geleid tot vertragingen, meerkosten en geschillen tijdens de uitvoering. De verschuiving naar EMVI-gunning kwam mede voort uit problemen met puur prijsgerichte aanbestedingen, waarbij te optimistische inschattingen vaak resulteerden in kwaliteitsproblemen.
Bij infrastructuurprojecten speelt de planning een centrale rol in de beoordeling omdat:
- vertragingen grote maatschappelijke impact hebben (verkeershinder, omgevingsoverlast)
- afhankelijkheden met andere projecten en stakeholders nauwkeurig moeten kloppen
- opdrachtgevers meer zekerheid willen over het eindresultaat
- een goede planning wijst op professioneel projectmanagement
De planning is daarmee een indicator voor de betrouwbaarheid van je gehele aanbieding. Een goed onderbouwde planning laat zien dat je het project écht begrijpt en niet alleen een mooi verhaal opschrijft.
Welke elementen maken een planning realistisch bij een EMVI-inschrijving?
Een realistische EMVI-planning bevat aantoonbare doorlooptijden, duidelijke afhankelijkheden tussen activiteiten, voldoende buffertijd voor onvoorziene omstandigheden en een capaciteitsplanning die past bij de beschikbare middelen. Beoordelaars verwachten dat deze elementen logisch op elkaar aansluiten.
De kerncomponenten die je planning geloofwaardig maken:
Doorlooptijden
Baseer doorlooptijden op concrete ervaringscijfers, niet op wensdenken. Vermeld waarop je inschattingen gebaseerd zijn en maak ze specifiek voor dit project. Algemeenheden worden door beoordelaars snel herkend en afgestraft.
Afhankelijkheden
Breng in kaart welke activiteiten van elkaar afhankelijk zijn en welke parallel kunnen lopen. Dit toont aan dat je het kritieke pad begrijpt en weet waar de risico’s zitten.
Buffertijden
Neem realistische buffers op voor weersomstandigheden, vergunningstrajecten en onvoorziene situaties. Een planning zonder enige buffer is per definitie onrealistisch.
Capaciteitsplanning
Toon aan dat je voldoende mensen en materieel beschikbaar hebt op de momenten dat je ze nodig hebt. Piekbelastingen moeten passen bij je organisatiecapaciteit.
Externe factoren
Houd rekening met seizoensinvloeden, evenementen in de omgeving, beschikbaarheid van leveranciers en afstemming met andere projecten of wegbeheerders.
Hoe onderbouw je de haalbaarheid van je planning in een EMVI-document?
De haalbaarheid van je planning onderbouw je door logische verbanden tussen activiteiten te tonen, capaciteitsberekeningen toe te voegen en risicoanalyses te koppelen aan je tijdsplanning. Gebruik concrete gegevens en ervaring om je aannames te staven, niet alleen beschrijvende tekst.
Effectieve methoden voor planningsonderbouwing:
Referentieprojecten inzetten
Verwijs naar vergelijkbare projecten waar je soortgelijke doorlooptijden hebt gerealiseerd. Maak dit specifiek: vermeld bijvoorbeeld dat je een bepaalde aanpak al meerdere keren succesvol hebt toegepast bij vergelijkbare projecten. Dit laat zien dat je niet alleen een mooi verhaal opschrijft, maar ook gegevens en ervaring hebt die het staven.
Risicoanalyse koppelen aan planning
Identificeer de belangrijkste planningsrisico’s en beschrijf welke maatregelen je neemt om vertragingen te voorkomen. Dit toont aan dat je vooruitdenkt en niet verrast wordt door voorspelbare problemen.
Capaciteitsberekeningen toevoegen
Maak inzichtelijk hoeveel uren, mensen en materieel je per fase nodig hebt. Laat zien dat dit past binnen je organisatie of dat je afspraken hebt met onderaannemers.
Logische verbanden visualiseren
Gebruik een netwerkplanning of Gantt-chart die de samenhang tussen activiteiten duidelijk maakt. Beoordelaars moeten in één oogopslag kunnen zien dat je planning klopt.
Een trend is dat opdrachtgevers graag zien dat je prestaties meet. Beschrijf bijvoorbeeld dat je wekelijkse voortgangsrapportages maakt of een dashboard bijhoudt. Dit sluit aan bij de behoefte aan objectieve beoordeling.
Welke veelgemaakte fouten moet je vermijden bij het opstellen van een EMVI-planning?
De meest voorkomende fouten bij EMVI-planningen zijn te optimistische tijdsinschattingen, ontbrekende onderbouwing van aannames, onrealistische aannames over capaciteit en gebrek aan afstemming met andere plandocumenten. Deze valkuilen leiden tot lagere scores of zelfs uitsluiting.
Te optimistische tijdsinschattingen
De verleiding is groot om een korte doorlooptijd te beloven voor extra punten. Maar beoordelaars herkennen onrealistische planningen en straffen deze af. Een planning die te mooi lijkt om waar te zijn, ondermijnt het vertrouwen in je hele aanbieding.
Ontbrekende onderbouwing
Een planning zonder uitleg waarom bepaalde doorlooptijden realistisch zijn, overtuigt niet. Vermijd vage woorden die geen harde indruk maken. Gebruik in plaats daarvan termen als “aantoonbaar”, “meetbaar” en “specifiek”; dit zijn signalen voor een beoordelaar dat je concrete commitments maakt.
Onrealistische aannames
Aannames over weer, vergunningen of beschikbaarheid van materieel die niet stroken met de praktijk, vallen direct op. Maak je aannames expliciet en onderbouw waarom ze realistisch zijn.
Gebrek aan afstemming
Je planning moet consistent zijn met je plan van aanpak, risicomanagement en omgevingsplan. Tegenstrijdigheden tussen documenten wekken de indruk dat je je eigen aanbieding niet beheerst.
Geen maatwerk
Een generieke planning die je voor elk project zou kunnen gebruiken, scoort laag. De aanpak moet toegespitst zijn op het specifieke project en de context. Algemeenheden moeten worden vermeden; de planning moet relevant zijn voor de unieke kenmerken en uitdagingen van deze tender.
Hoe helpt Bouwmeesters bij het aantonen van een realistische planning bij EMVI?
Bouwmeesters biedt praktijkgerichte trainingen en advies voor professionals die hun EMVI-planningen naar een hoger niveau willen tillen. De aanpak richt zich op kritisch denken en logisch schrijven, niet op standaardformats of trucjes.
Concrete ondersteuning van Bouwmeesters:
- Training EMVI-plannen schrijven: leer structuur aanbrengen, de juiste vragen stellen en begrijpen wat je opschrijft
- Training EMVI-schrijven: Next level: verdieping voor ervaren schrijvers die hun plannen willen aanscherpen
- Training Prestatie-informatie en Better Performance in EMVI-plannen: focus op meetbare onderbouwing en bewijsvoering
- Training Risicobeheersing binnen infraprojecten: leer risico’s koppelen aan je planning
- Incompany-trajecten: maatwerk, afgestemd op jouw organisatie en specifieke tenderuitdagingen
De trainers van Bouwmeesters zijn vakexperts met jarenlange ervaring bij aannemers, overheden en adviesbureaus. Ze helpen deelnemers de vraag achter de vraag te achterhalen en hun analytische vaardigheden te ontwikkelen.
Wil je leren hoe je een realistische planning opstelt die opdrachtgevers overtuigt? Bekijk het trainingsaanbod van Bouwmeesters of neem contact op voor een incompany-traject op maat.
