Claims voorkomen van niet-gegunde partijen begint met een transparant aanbestedingsproces, duidelijke gunningscriteria en professionele communicatie. Je hebt heldere documentatie nodig, een zorgvuldige gunningsprocedure en een doordachte manier om je beslissing te communiceren. Als er toch een claim komt, handel je deze professioneel af door snel te reageren en de juiste documentatie te overleggen.
Wat zijn de belangrijkste oorzaken van claims door niet-gegunde partijen?
Claims ontstaan meestal door onduidelijke gunningscriteria, gebrekkige communicatie tijdens het proces en procedurele fouten. Niet-gegunde partijen voelen zich vaak benadeeld wanneer zij het gevoel hebben dat de selectie niet eerlijk is verlopen of wanneer zij onvoldoende informatie hebben gekregen over de beslissing.
De meest voorkomende oorzaken zijn vage of veranderende selectiecriteria tijdens het proces. Wanneer je halverwege het traject andere accenten legt of criteria toevoegt, wekken dit bij deelnemers de indruk dat de uitkomst al vaststond. Ook onduidelijkheid over de weging tussen prijs en kwaliteit leidt regelmatig tot discussies.
Een tweede belangrijke oorzaak is gebrekkige communicatie over de procedure en verwachtingen. Wanneer partijen niet goed weten waar zij aan toe zijn, gaan zij zelf invullen wat er gebeurt. Dit leidt tot verkeerde verwachtingen en teleurstelling bij de uitslag.
Ook procedurele fouten zoals het niet naleven van je eigen tijdlijn, het ongelijk behandelen van kandidaten of het niet correct toepassen van de aanbestedingsregels kunnen tot claims leiden. Deze fouten geven niet-gegunde partijen juridische gronden om bezwaar te maken tegen je beslissing.
Hoe zorg je voor een transparant aanbestedingsproces vanaf het begin?
Een transparant proces start met heldere criteria, duidelijke tijdlijnen en consistente communicatie naar alle deelnemers. Je stelt van tevoren vast wat je belangrijk vindt en houdt je daar tijdens het hele proces aan. Transparantie betekent dat elke deelnemer begrijpt hoe de selectie werkt en wat er van hen wordt verwacht.
Begin met het opstellen van concrete gunningscriteria die meetbaar en controleerbaar zijn. Vermijd vage termen als “goede samenwerking” en gebruik in plaats daarvan concrete indicatoren zoals “ervaring met vergelijkbare projecten” of “beschikbaarheid van specialistisch materieel”. Bepaal ook van tevoren de weging tussen verschillende criteria.
Communiceer de procedure helder naar alle betrokkenen. Vertel wanneer zij wat kunnen verwachten, hoe het selectieproces eruitziet en wanneer de beslissing valt. Zorg dat alle partijen dezelfde informatie krijgen en beantwoord vragen schriftelijk zodat andere deelnemers ook kunnen meelezen.
Houd je tijdens het proces aan je eigen regels. Wanneer je een tijdlijn communiceert, houd je je daaraan. Als er wijzigingen nodig zijn, communiceer je deze tijdig naar alle betrokkenen met een duidelijke uitleg waarom dit nodig is.
Welke documentatie heb je nodig om jezelf juridisch te beschermen?
Je hebt een compleet dossier nodig met alle communicatie, beoordelingen en beslissingen tijdens het aanbestedingsproces. Deze documentatie toont aan dat je correct hebt gehandeld volgens je eigen procedures en de geldende regelgeving. Goede documentatie is je beste bescherming tegen onterechte claims.
Bewaar alle schriftelijke communicatie met deelnemers, inclusief e-mails, brieven en verslagen van gesprekken. Leg ook telefonische afspraken en mondelinge toezeggingen altijd schriftelijk vast in een bevestigingsmail. Dit voorkomt discussies over wat er precies is afgesproken.
Documenteer je beoordelingsproces grondig. Maak van elke kandidaat een overzichtelijke beoordeling waarin je per criterium aangeeft hoe zij scoren en waarom. Gebruik concrete argumenten die je kunt onderbouwen met feiten uit hun aanbieding of presentatie.
Houd een chronologisch overzicht bij van alle stappen in het proces, inclusief data, deelnemers en genomen beslissingen. Dit helpt je om achteraf aan te tonen dat je correct hebt gehandeld en alle partijen gelijk hebt behandeld.
Hoe communiceer je een gunningsbeslissing op de juiste manier?
Communiceer je beslissing professioneel, tijdig en met respect voor alle deelnemers. Geef niet alleen aan wie er is gekozen, maar leg ook uit waarom deze keuze is gemaakt. Een goede communicatie helpt teleurstelling op te vangen en toont dat je het proces serieus hebt genomen.
Informeer alle deelnemers tegelijkertijd over de uitslag. Begin met de winnende partij, maar zorg dat je dezelfde dag ook de niet-gegunde partijen belt of mailt. Dit voorkomt dat zij het nieuws via via horen, wat tot extra frustratie leidt.
Geef concrete feedback over waarom de keuze op een ander is gevallen. Verwijs naar de van tevoren gecommuniceerde criteria en leg uit waarin de gekozen partij beter scoorde. Blijf daarbij zakelijk en respectvol, en vermijd persoonlijke opmerkingen.
Bied niet-gegunde partijen de mogelijkheid voor een nabesprekingsgesprek aan. Dit toont dat je open staat voor feedback en geeft hen de kans om hun teleurstelling te uiten. Vaak helpt dit om de relatie voor de toekomst te behouden en claims te voorkomen. Voor meer informatie over hoe je deze gesprekken het beste kunt voeren, kun je altijd contact met ons opnemen.
Wat doe je als er toch een claim wordt ingediend?
Reageer snel en professioneel op elke claim, ook als je denkt dat deze ongegrond is. Neem de tijd om de bezwaren serieus te bekijken en verzamel alle relevante documentatie. Een goede afhandeling kan escalatie voorkomen en helpt om de relatie met de claimende partij te behouden.
Neem direct contact op met de claimende partij om hun bezwaren te bespreken. Probeer te begrijpen waarom zij zich oneerlijk behandeld voelen en kijk of er misverstanden zijn ontstaan die je kunt wegnemen. Soms lost een goed gesprek veel op.
Controleer je eigen proces kritisch. Kijk of er inderdaad fouten zijn gemaakt of onduidelijkheden zijn ontstaan die de claim rechtvaardigen. Als je fouten ontdekt, erken deze en bedenk hoe je dit kunt herstellen zonder andere partijen te benadelen.
Schakel bij complexe claims juridische ondersteuning in. Zij kunnen beoordelen of de claim juridisch houdbaar is en adviseren over de beste aanpak. Probeer altijd eerst tot een oplossing te komen via overleg voordat je naar formele procedures gaat.
Claims voorkomen vraagt om zorgvuldigheid en transparantie tijdens het hele aanbestedingsproces. Door van tevoren heldere criteria op te stellen, goed te documenteren en professioneel te communiceren, verminder je de kans op bezwaren aanzienlijk. Bij Bouwmeesters helpen we infra-professionals met trainingen over aanbestedingen en projectbeheersing, zodat je deze processen nog beter kunt managen en juridische risicos kunt minimaliseren.
Verdiep je kennis met onze UAV training
Wil je je kennis over aanbestedingsprocessen en de Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV) verder uitbreiden? Onze praktijkgerichte UAV training “RAW Systematiek in de Praktijk” biedt je concrete tools en technieken om aanbestedingsprocessen professioneel te managen en claims effectief te voorkomen. Deze training helpt je om de theorie om te zetten in praktische vaardigheden die je direct kunt toepassen in je dagelijkse werk.
