Een aanbesteding winnen is één ding, maar vijf jaar lang succesvol samenwerken vraagt om méér dan een scherp plan en een goed contract. Dat merkte Arianna Oving, Accountmanager/Product specialist bij BUKO Bereikbaar. BUKO won een grote aanbesteding van Rijkswaterstaat voor werkzaamheden aan de A44. “We wisten: dit traject is intensief, dus laten we meteen goed beginnen,” vertelt Arianna. En zo kwam Bouwmeesters in beeld.

Een frisse start met een Project Start-Up

De kick-off was een volledige dag samen met opdrachtgever en Bouwmeesters. Samenwerkingscoach Renate begeleidde de Project Start-Up. Voor Arianna, die normaal in dit soort trajecten als contractmanager veel zelf organiseert, was dat even wennen. “Ik hoefde eigenlijk niets te doen, behalve het eten regelen. Renate nam alles uit handen en dat voelde gek, maar ook heel fijn.”

Tijdens de dag stond kennismaken centraal: wie zijn we, waar komen we vandaan en wat willen we bereiken? Daarna volgde verdieping: afspraken maken en verwachtingen uitspreken. Een belangrijk moment was de vraag van Renate of er nog een ‘roze olifant in de kamer’ stond. Dat leverde waardevolle inzichten op. Arianna: “Wij gaven aan dat opdrachtgevers soms A zeggen, wij A doen en daarna blijkt dat ze toch iets anders bedoelden. Vanuit de opdrachtgever kwam dat ze bang waren dat de productiviteit vooral vanuit hén zou moeten komen. Doordat dit bespreekbaar werd, zaten we meteen veel beter op één lijn.”

Wat is een Project Start-Up eigenlijk?

Als er iets misgaat tijdens een project, ligt dat vaak aan een gebrekkige voorbereiding. Daarom heeft Bouwmeesters de Project Start-Up (PSU) ontwikkeld: een gestructureerde aanpak die gericht is op samenwerking. Tijdens een PSU beantwoord je met elkaar de belangrijkste vragen vóórdat de eerste schop de grond in gaat: wanneer is het project geslaagd, welke verwachtingen hebben we van elkaar, en hoe gaan we om met risico’s en kansen?

De PSU kent drie vaste onderdelen:

  • Inhoud – technische afspraken, contractuele risico’s, planning en uitvoeringskeuzes.
  • Proces – hoe organiseren we het werk, welke overlegstructuur hanteren we, en wie neemt welke besluiten?
  • Relatie – elkaar leren kennen en vertrouwen opbouwen, zodat er een stevig fundament ligt voor samenwerking.

Met inspirerende oefeningen, de samenwerkingsladder en de communicatiepiramide zorgt Bouwmeesters ervoor dat teams met positieve energie en duidelijke afspraken aan een project beginnen.

Een onafhankelijke blik maakt verschil

Voor Arianna lag de grootste meerwaarde in de onafhankelijke rol van de samenwerkingscoach. “Zij stelt vragen die je zelf misschien niet durft te stellen. Omdat ze geen deel is van de opdrachtgever-opdrachtnemer relatie, kan ze zaken benoemen die anders onuitgesproken zouden blijven. Dat gaf lucht en vertrouwen.” Ook de manier van begeleiden sprak haar aan: “Renate had een programma, maar ging flexibel mee met de flow van de groep.”

Samenwerken in een vijfjarig traject

Dat de samenwerking met Rijkswaterstaat vijf jaar duurt, maakt dit project bijzonder. “Normaal duurt een project bij ons hooguit een jaar en dan heb je minder intensief contact,” legt Arianna uit. “Nu werken we jarenlang wekelijks samen. Dan is het essentieel dat je verwachtingen helder hebt en blijft evalueren.” Inmiddels zijn de eerste werkzaamheden gestart en volgen er regelmatig overleggen en evaluatiemomenten.

Over BUKO Bereikbaar

BUKO is een familie van dienstverlenende bedrijven in de bouw, grond-, weg- en waterbouw, industrie en evenementensector. Het begon allemaal in 1962 met twee vrachtwagens en lef. Inmiddels is BUKO uitgegroeid tot een sterke landelijke organisatie. BUKO Infrasupport is specialist in tijdelijke verkeersmaatregelen: van afzettingen tot omgevingsmanagement. Met hun verkeersplannen zorgen ze voor veiligheid en een optimale doorstroming, of het nu gaat om een bouwplaats, industrieterrein of groot evenement.

BUKO Bereikbaar is een onderdeel van BUKO Infrasupport en richt zich op het slim informeren en begeleiden van weggebruikers tijdens wegwerkzaamheden. Ze combineren gedragspsychologie, data en technologie om verkeershinder te beperken en de bereikbaarheid te verbeteren.

Via digitale middelen zoals online omgevingscommunicatie, en real-time datastromen zorgen ze ervoor dat weggebruikers en omwonenden beter geïnformeerd zijn over verkeerssituaties. Ook beïnvloeden ze navigatiesystemen en verzamelen ze mobiliteitsdata om inzicht te geven in het gedrag van reizigers en de effectiviteit van verkeersmaatregelen.

Het doel is om verrassingen onderweg te voorkomen, doorstroming te verbeteren en de tevredenheid van weggebruikers en bewoners te verhogen.

Vooruitkijken

De positieve ervaring smaakt naar meer. Arianna verwacht dat BUKO bij toekomstige aanbestedingen vaker een Project Start-Up met Bouwmeesters zal inzetten. “Het geeft een stevige basis en voorkomt misverstanden. Voor ons was dit de perfecte manier om zo’n groot traject te beginnen.”