Feedback na een EMVI-inschrijving is een waardevolle bron van informatie die je helpt om toekomstige inschrijvingen te verbeteren. Door de ontvangen feedback systematisch te analyseren, krijg je inzicht in hoe opdrachtgevers jouw plan hebben beoordeeld en waar verbeterpotentieel ligt. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over het opvragen, analyseren en verwerken van EMVI-feedback tot concrete verbeteracties voor je inschrijfteam.
Waarom is feedback na een EMVI-inschrijving zo waardevol?
Feedback na een EMVI-beoordeling geeft je direct inzicht in de sterke en minder sterke punten van je inschrijving. Deze informatie is onmisbaar voor de ontwikkeling van toekomstige inschrijvingen, omdat je leert hoe opdrachtgevers tegen zaken aankijken en wat zij belangrijk vinden. Zonder deze feedback blijf je in het duister tasten over waarom je wel of niet hebt gewonnen.
De waarde van aanbestedingsfeedback in de infrasector zit in meerdere aspecten:
- Inzicht in beoordelingscriteria: je begrijpt beter hoe de beoordelingscommissie punten toekent per criterium
- Identificatie van verbeterpunten in je plan van aanpak, planning of risicomanagement
- Begrip van wat de opdrachtgever echt wilde (de vraag achter de vraag)
- Mogelijkheid om patronen te herkennen over meerdere inschrijvingen heen
Het grootste struikelblok bij EMVI-plannen is vaak het achterhalen van de werkelijke wensen van de opdrachtgever. Feedback helpt je om dit beter te begrijpen voor volgende aanbestedingen. Je leert bijvoorbeeld of je te veel over jezelf hebt geschreven in plaats van te focussen op de opdrachtgever en zijn prioriteiten.
Hoe vraag je effectief feedback op na een EMVI-beoordeling?
Het opvragen van feedback bij de aanbestedende dienst vraagt om een doordachte aanpak. De meeste opdrachtgevers in de bouw- en infrasector bieden de mogelijkheid tot een feedbackgesprek na afloop van de aanbesteding. Dit recht is vaak vastgelegd in de aanbestedingsdocumenten en je kunt hier actief gebruik van maken.
Praktische stappen voor het opvragen van aanbestedingsfeedback:
- Vraag binnen de gestelde termijn (meestal binnen twee weken na gunning) om een feedbackgesprek
- Richt je verzoek aan de juiste contactpersoon zoals vermeld in de aanbestedingsstukken
- Bereid concrete vragen voor over specifieke onderdelen van je inschrijving
- Vraag naar de scores per kwaliteitscriterium en de onderbouwing daarvan
Stel tijdens het gesprek gerichte vragen over de onderdelen waar je lager scoorde dan verwacht. Vraag niet alleen naar wat er miste, maar ook naar wat de winnende inschrijving beter deed. Opdrachtgevers mogen vaak geen details over concurrenten delen, maar kunnen wel aangeven welke elementen in het algemeen hoger werden gewaardeerd.
Welke onderdelen van de feedback verdienen de meeste aandacht?
Bij het analyseren van EMVI-feedback zijn bepaalde elementen belangrijker dan andere. Focus op de onderdelen die het meeste gewicht hadden in de beoordeling en waar je de grootste afwijking ziet tussen je verwachte en werkelijke score. Dit zijn de gebieden waar verbetering het meeste rendement oplevert.
De belangrijkste feedbackelementen om te analyseren:
- Scores op kwaliteitscriteria: vergelijk je scores met de maximaal haalbare punten per criterium
- Onderbouwing van de beoordelingen: waarom kreeg je deze score?
- Opmerkingen over de structuur en leesbaarheid van je plan
- Feedback op de aansluiting bij de vraag van de opdrachtgever
Let bij het evalueren van je inschrijving specifiek op terugkerende verbeterpunten. Als je bij meerdere aanbestedingen dezelfde feedback krijgt over bijvoorbeeld je risicomanagement of omgevingsmanagement, dan is dat een duidelijk signaal voor structurele verbetering. De kwaliteit van het beoordelingsproces bepaalt de waarde van de EMVI-systematiek, dus weeg feedback ook af tegen de context waarin deze is gegeven.
Analyseer ook of je eerste indruk sterk genoeg was. Een verpletterende eerste indruk met de hoofdpunten eerst, gevolgd door een verhaal over de prioriteiten van de opdrachtgever en jouw oplossing, maakt vaak het verschil.
Hoe vertaal je EMVI-feedback naar concrete verbeteracties?
Het omzetten van ontvangen feedback in praktische verbeterstappen vraagt om een systematische aanpak. Feedback verzamelen is waardevol, maar pas wanneer je deze vertaalt naar acties verbeter je daadwerkelijk je EMVI-score bij volgende inschrijvingen.
Methoden voor het verwerken van EMVI-feedback:
- Stel een actieplan op met concrete verbeterpunten en verantwoordelijken
- Pas werkprocessen aan op basis van terugkerende leerpunten
- Versterk zwakke punten in je inschrijfstrategie door gerichte trainingen of coaching
- Ontwikkel betere opdrachtgeversprofielen om de vraag achter de vraag te achterhalen
Een effectieve verbetering van de organisatie begint bij het structureren van plannen. Er bestaat geen universeel format voor EMVI-plannen, dus je moet elke keer opnieuw kijken wat het beste past bij het specifieke project en de opdrachtgever. Gebruik de feedback om je aanpak hierop aan te scherpen.
Praktische tips die je kunt toepassen op basis van feedback:
- Schrijf vanuit het perspectief van de ontvanger, niet vanuit je eigen organisatie
- Breng structuur aan met kolommen, kaders en overzichten
- Toon inzet door onderzoek naar de opdrachtgever en locatiebezoeken
- Wissel zinslengtes af en pas je schrijfstijl aan op de lezer
Deze verbeteringen zorgen niet alleen voor betere EMVI-beoordelingen, maar ook voor een beter functionerende projectorganisatie en prettigere samenwerkingen met opdrachtgevers.
Hoe helpt Bouwmeesters bij het verwerken van EMVI-feedback?
Bouwmeesters ondersteunt infraprofessionals bij het analyseren en toepassen van EMVI-feedback door middel van praktijkgerichte trainingen en advies. De aanpak richt zich op het verbeteren van inschrijfprocessen en de samenwerking tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers.
Concrete ondersteuning die Bouwmeesters biedt:
- Training EMVI-plannen schrijven: leer de basis van effectief EMVI-schrijven voor aannemers, ingenieursbureaus en adviesbureaus
- Training EMVI-schrijven: Next Level: voor gevorderde schrijvers die hun vaardigheden willen perfectioneren, inclusief het opstellen van opdrachtgeversprofielen
- Scoren met Better Performance: leer hoe je prestatie-informatie optimaal verwerkt in je EMVI-plan
- Trainingen gericht op omgevingsmanagement, risicomanagement en plan van aanpak
De trainers van Bouwmeesters zijn vakexperts met jarenlange ervaring bij aannemers, overheden en adviesbureaus. Zij hebben samen ervaring opgedaan in honderden tenders en delen deze kennis in interactieve workshops met direct toepasbare tools.
Wil je je EMVI-scores structureel verbeteren? Neem contact op met Bouwmeesters voor een training of adviesgesprek over het versterken van je inschrijfproces.
