Communicatie met inschrijvers tijdens aanbestedingen volgt strikte regels om eerlijkheid en transparantie te waarborgen. Je mag alleen schriftelijk communiceren via officiële kanalen, alle inschrijvers moeten dezelfde informatie ontvangen, en tijdens stilteperiodes is contact volledig verboden. Overtreding kan leiden tot nietigverklaring van de aanbesteding. Deze regels beschermen zowel opdrachtgevers als inschrijvers in het aanbestedingsproces.
Welke communicatie met inschrijvers is toegestaan tijdens een aanbesteding?
Tijdens een aanbesteding mag je alleen schriftelijke communicatie voeren via officiële kanalen zoals e-mail of een digitaal aanbestedingsplatform. Alle communicatie moet transparant zijn en gelijktijdig aan alle inschrijvers worden verstuurd. Mondelinge afspraken of informele gesprekken zijn strikt verboden.
De toegestane communicatie beperkt zich tot:
- Formele vraag-en-antwoordprocedures waarbij vragen schriftelijk worden ingediend
- Informatiebijeenkomsten die voor alle inschrijvers toegankelijk zijn
- Schriftelijke verduidelijkingen van het bestek of de aanbestedingsstukken
- Technische specificaties die onduidelijkheden wegnemen
Let op dat je nooit individueel contact hebt met één inschrijver zonder dat andere partijen dezelfde informatie krijgen. Dit geldt ook voor telefonische vragen – deze moet je altijd doorverwijzen naar de officiële schriftelijke procedure. Alle antwoorden die je geeft, moeten binnen de gestelde termijnen aan alle inschrijvers worden gecommuniceerd.
Bij informatiebijeenkomsten maak je altijd een verslag dat je naar alle inschrijvers stuurt, ook naar degenen die niet aanwezig waren. Dit voorkomt dat bepaalde partijen een voorsprong krijgen door hun aanwezigheid.
Wanneer mag je geen contact hebben met inschrijvers?
Contact met inschrijvers is volledig verboden tijdens stilteperiodes, met name na het sluiten van de inschrijvingstermijn tot het moment van gunning. Ook tijdens de beoordeling van inschrijvingen en bij lopende bezwaarprocedures mag geen contact plaatsvinden. Deze periodes zijn bedoeld om de integriteit van het proces te waarborgen.
Specifieke momenten waarop contact verboden is:
- Na sluiting van de inschrijvingstermijn tot aan de gunning
- Tijdens de evaluatie en beoordeling van inschrijvingen
- Bij lopende bezwaar- of beroepsprocedures
- Tijdens onderhandelingen in een concurrentiegerichte dialoog (behalve met de geselecteerde partij)
Zelfs als inschrijvers contact met je opnemen, moet je dit weigeren en verwijzen naar de juiste procedure. Dit geldt ook voor ogenschijnlijk onschuldige vragen over de planning of voortgang. Een uitzondering geldt alleen voor acute veiligheidssituaties die directe actie vereisen.
Na de gunning blijft voorzichtigheid geboden. Tijdens de bezwaartermijn moet je terughoudend zijn met communicatie om geen nieuwe discussiepunten te creëren. Pas na afloop van alle juridische termijnen kun je normaal contact hebben met de gegunde partij.
Wat gebeurt er als je de communicatieregels overtreedt?
Overtreding van communicatieregels kan leiden tot nietigverklaring van de gehele aanbesteding, juridische procedures door benadeelde inschrijvers, en aanzienlijke reputatieschade voor je organisatie. In het ergste geval moet je het hele aanbestedingsproces opnieuw starten, wat tijd en geld kost.
Mogelijke gevolgen bij overtreding:
- Nietigverklaring door de rechter op verzoek van benadeelde inschrijvers
- Schadeclaims voor gemaakte kosten door inschrijvers
- Reputatieschade die toekomstige aanbestedingen beïnvloedt
- Onderzoek door toezichthouders of de Europese Commissie
- Persoonlijke aansprakelijkheid voor betrokken ambtenaren
Veelgemaakte fouten die tot problemen leiden zijn informele gesprekken tijdens netwerkbijeenkomsten, het beantwoorden van vragen per telefoon zonder schriftelijke vastlegging, en het geven van hints over de beoordeling. Ook het per ongeluk versturen van informatie naar slechts één inschrijver kan al voldoende zijn voor een succesvolle bezwaarprocedure.
De kosten van een nietigverklaring gaan verder dan alleen het opnieuw aanbesteden. Je verliest tijd, het project loopt vertraging op, en de vertrouwensrelatie met de markt wordt beschadigd. Inschrijvers kunnen bovendien hun gemaakte kosten verhalen op je organisatie.
Hoe documenteer je communicatie met inschrijvers correct?
Alle communicatie met inschrijvers moet je volledig schriftelijk vastleggen met datum, tijd, betrokkenen en inhoud. Bewaar deze documentatie minimaal vijf jaar na afronding van het project. Gebruik een gestructureerd systeem waarbij alle betrokkenen toegang hebben tot dezelfde informatie.
Belangrijke documenten om te bewaren:
- Alle uitgaande en inkomende e-mails met tijdstempels
- Verslagen van informatiebijeenkomsten met deelnemerslijsten
- Vraag-en-antwoorddocumenten met publicatiedata
- Wijzigingen in aanbestedingsstukken met motivatie
- Besluiten over wel of niet beantwoorden van vragen
Zorg ervoor dat je documentatie transparantie waarborgt door een duidelijk overzicht bij te houden van welke informatie wanneer aan wie is verstrekt. Dit helpt je bij eventuele bezwaarprocedures om aan te tonen dat je correct hebt gehandeld.
Gebruik bij voorkeur een digitaal aanbestedingsplatform dat automatisch alle communicatie registreert en archiveert. Als je e-mail gebruikt, zorg dan voor een gestructureerde mappenstructuur en back-ups. Belangrijk is ook om interne overleggen over communicatie met inschrijvers vast te leggen, zodat je besluitvorming kunt onderbouwen.
Welke vragen van inschrijvers moet je beantwoorden?
Je bent verplicht om verduidelijkingsvragen over het bestek, technische specificaties en aanbestedingsprocedure te beantwoorden, mits deze binnen de gestelde termijn worden gesteld. Vragen die de concurrentiepositie kunnen beïnvloeden of die te laat worden gesteld, mag je weigeren.
Vragen die je moet beantwoorden:
- Verduidelijking van onduidelijke besteksomschrijvingen
- Technische specificaties die interpretatie toelaten
- Procedurele vragen over het aanbestedingsproces
- Vragen over ontbrekende of tegenstrijdige informatie
Vragen die je mag weigeren:
- Vragen die na de deadline worden gesteld
- Vragen die concurrentiegevoelige informatie vragen
- Hypothetische vragen over mogelijke scenario’s
- Vragen die eigenlijk advies of ondersteuning inhouden
Bij twijfel over het beantwoorden van een vraag, overleg dan intern en documenteer je beslissing. Het is beter om een vraag te weigeren dan om per ongeluk concurrentieverstorende informatie te geven. Geef bij weigering altijd een duidelijke motivatie waarom je de vraag niet beantwoordt.
Soms krijg je vragen die eigenlijk wijzen op fouten in je aanbestedingsstukken. In dat geval kun je besluiten om de stukken aan te passen en alle inschrijvers hiervan op de hoogte te stellen. Dit toont aan dat je zorgvuldig omgaat met de aanbesteding en voorkomt problemen in de uitvoering.
Correcte communicatie met inschrijvers vormt de basis voor een eerlijke en transparante aanbesteding. Door deze regels te volgen bescherm je niet alleen jezelf juridisch, maar draag je ook bij aan een gezonde concurrentie in de bouw- en infrasector. Bij Bouwmeesters helpen we organisaties om hun aanbestedingsprocessen te professionaliseren door praktische trainingen die direct toepasbaar zijn in de dagelijkse praktijk.
RAW-systematiek Training voor UAV-professionals
Voor professionals die werkzaam zijn in de UAV (Uniforme Administratieve Voorwaarden) en hun kennis willen uitbreiden met de RAW-systematiek, biedt Bouwmeesters een gespecialiseerde training aan. Onze RAW-systematiek in de praktijk training combineert theoretische kennis met praktische toepassingen, zodat je direct kunt toepassen wat je leert in je dagelijkse werkzaamheden. Voor meer informatie over deze training en andere opleidingsmogelijkheden kun je contact met ons opnemen.
