De meeste fouten bij EMVI-aanbestedingen ontstaan door onduidelijke criteria, verkeerde wegingen en gebrekkige communicatie. Ook juridische valkuilen zoals gebrek aan transparantie en subjectieve beoordelingen zorgen regelmatig voor problemen. Een goede voorbereiding met heldere, meetbare criteria en objectieve scoringsmodellen voorkomt de meeste misstappen.
Waarom gaan EMVI-aanbestedingen vaak mis?
EMVI-aanbestedingen zijn complexer dan je in het begin misschien denkt. Bij een Economisch Meest Voordelige Inschrijving kijk je niet alleen naar de prijs, maar ook naar kwaliteit, duurzaamheid en andere factoren. Deze meervoudige beoordeling maakt het proces gevoeliger voor fouten.
Veel opdrachtgevers onderschatten de voorbereiding die nodig is. Ze denken dat het opstellen van criteria wel even kan, maar vergeten dat elke formulering juridische gevolgen heeft. Inschrijvers moeten precies begrijpen wat je van ze verwacht.
De impact van fouten is groot. Een onduidelijk criterium kan leiden tot juridische procedures die maanden duren. Verkeerde wegingen zorgen ervoor dat je niet de beste aannemer kiest. En slechte communicatie leidt tot misverstanden die het hele project kunnen vertragen.
Wat betekent EMVI precies en hoe werkt het?
EMVI staat voor Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Dit betekent dat je als opdrachtgever niet automatisch de goedkoopste aanbieding kiest, maar de aanbieding die de beste prijs-kwaliteitverhouding biedt.
Je beoordeelt inschrijvingen op verschillende criteria:
- Prijs (vaak 60-80% van de totaalscore)
- Kwaliteit van het plan van aanpak
- Duurzaamheidsmaatregelen
- Ervaring van het projectteam
- Innovatieve oplossingen
Elk criterium krijgt een weging. Een criterium met 20% weging telt twee keer zo zwaar mee als een criterium met 10%. De inschrijving met de hoogste totaalscore wint, niet per se de goedkoopste.
In de praktijk werk je met scoringsmodellen. Je geeft punten van 1 tot 10 per criterium en vermenigvuldigt deze met de weging. Zo krijg je een objectieve vergelijking tussen verschillende aanbiedingen.
Welke fouten maken bedrijven bij het opstellen van EMVI-criteria?
De grootste fout is het formuleren van vage criteria die niet meetbaar zijn. “Goede samenwerking” zegt bijvoorbeeld niets. Wat is goed? Hoe meet je dat? Inschrijvers weten dan niet wat je verwacht en jij kunt niet objectief beoordelen.
Verkeerde wegingen komen ook vaak voor. Je geeft bijvoorbeeld 30% weging aan duurzaamheid, maar eigenlijk vind je prijs veel belangrijker. Dit leidt tot keuzes waar je later spijt van krijgt.
Andere veelgemaakte fouten:
- Criteria die niet passen bij het project
- Te veel criteria waardoor de beoordeling onduidelijk wordt
- Criteria die discriminerend werken voor bepaalde bedrijven
- Ontbrekende objectieve beoordelingsmaatstaven
- Criteria die eigenlijk al in de technische eisen thuishoren
Het opstellen van goede criteria vraagt tijd en expertise. Betrek daarom altijd mensen uit je organisatie die ervaring hebben met vergelijkbare projecten.
Hoe voorkom je fouten in de EMVI-beoordeling?
Start met een helder scoringsmodel voordat je begint met beoordelen. Beschrijf per punt (1 tot 10) wat een inschrijving moet bevatten om die score te krijgen. Dit voorkomt discussie achteraf en zorgt voor consistente beoordeling.
Documenteer alle beslissingen tijdens de beoordeling. Leg vast waarom je een bepaalde score geeft en bewaar relevante citaten uit de inschrijvingen. Dit helpt je later bij het motiveren van je keuze en bij eventuele juridische procedures.
Praktische tips voor objectieve beoordeling:
- Laat meerdere mensen onafhankelijk beoordelen
- Bespreek grote scoreverschillen in het beoordelingsteam
- Gebruik een vaste volgorde bij het lezen van plannen
- Neem pauzes om beoordelingsmoeheid te voorkomen
- Check regelmatig of je nog volgens je eigen criteria beoordeelt
Vermijd subjectiviteit door je te houden aan de vooraf opgestelde criteria. Als iets niet in de criteria staat, mag het niet meewegen in je beoordeling, hoe goed het idee ook is.
Wat zijn de juridische valkuilen bij EMVI-aanbestedingen?
Discriminatie is een grote juridische valkuil. Criteria die onbedoeld bepaalde bedrijven uitsluiten, kunnen leiden tot juridische procedures. Denk aan eisen over lokale ervaring die alleen regionale bedrijven kunnen halen.
Gebrek aan transparantie zorgt ook voor problemen. Je moet vooraf duidelijk maken hoe je gaat beoordelen. Achteraf de criteria aanpassen of andere wegingen hanteren dan aangekondigd, mag niet.
| Juridische valkuil | Gevolg | Preventie |
|---|---|---|
| Discriminerende criteria | Rechtszaak, vertraging | Juridische toets criteria |
| Onduidelijke motivering | Bezwaarschriften | Goede documentatie |
| Wijziging tijdens procedure | Nieuw aanbesteden | Zorgvuldige voorbereiding |
| Niet naleven EU-regels | Schadevergoeding | Kennis van regelgeving |
Andere juridische risico’s zijn onvolledige motivering van je keuze, het niet naleven van termijnen en het wijzigen van criteria tijdens de aanbestedingsprocedure. Zorg daarom altijd voor juridische ondersteuning bij complexe aanbestedingen.
Hoe communiceer je helder over EMVI-eisen naar inschrijvers?
Heldere communicatie begint bij het aanbestedingsdocument zelf. Gebruik concrete taal en vermijd jargon. Leg uit wat je bedoelt met termen die voor interpretatie vatbaar zijn.
Organiseer een informatiebijeenkomst voor potentiële inschrijvers. Hier kunnen ze vragen stellen over onduidelijkheden. Zorg dat je deze vragen en antwoorden deelt met alle geïnteresseerde partijen om gelijke behandeling te garanderen.
Tips voor betere communicatie:
- Geef concrete voorbeelden bij abstracte criteria
- Maak duidelijk wat je wel en niet verwacht in plannen
- Vermeld expliciet hoe je gaat scoren
- Geef aan welke informatie je nodig hebt voor beoordeling
- Stel een duidelijke planning op en houd je daaraan
Beantwoord vragen tijdens de procedure altijd schriftelijk en deel deze met alle inschrijvers. Telefonische afspraken of mondelinge toezeggingen kunnen later tot problemen leiden.
Belangrijke lessen voor betere EMVI-aanbestedingen
Goede EMVI-aanbestedingen vragen om zorgvuldige voorbereiding en heldere communicatie. De belangrijkste aandachtspunten zijn meetbare criteria, objectieve beoordeling en transparante communicatie naar alle betrokkenen.
Praktische checklist voor je volgende aanbesteding:
- Toets criteria op meetbaarheid en objectiviteit
- Laat wegingen controleren door projectbetrokkenen
- Stel een helder scoringsmodel op
- Organiseer juridische toetsing van documenten
- Plan informatiebijeenkomst voor inschrijvers
- Documenteer alle beoordelingsbeslissingen
- Bereid motivering van keuze goed voor
Investeren in goede trainingen over aanbestedingen loont altijd. Bouwmeesters helpt organisaties bij het verbeteren van hun aanbestedingsprocessen door praktische trainingen en procesbegeleiding. Voor meer informatie over onze diensten kun je altijd contact met ons opnemen. Zo voorkom je kostbare fouten en kies je steeds de juiste partners voor je projecten.
